Apex

Caso por

Apex
Mariana Hilzerman
Gerente de ADP y Payroll

Ricardo Bernini
Head of Discovery Sr Business Analyst

Productos en este caso

Visma - Tu Recibo

Caso en resumen

APEX es una empresa con base en Córdoba que opera no solo en nuestro país sino también en Chile, Paraguay, Colombia, Brasil y Honduras. Distribuidas en los diferentes países trabajan más de 9.500 personas, con diferentes turnos y horarios.

Recursos Humanos (RH) maneja mucha información y tiene actividad permanente; necesita contar con datos actualizados y en tiempo real.  Pasar los grandes módulos de Administración de Personal y Payroll a la nube significó un avance cualitativo sustancial, así como implementar una herramienta de documentos digitales en línea con autogestión por parte de cada colaborador, que puede ingresar en su legajo y realizar las consultas y modificaciones que considere, lo que queda actualizado en el instante en un sistema unificado.

TuRecibo de VISMA, la plataforma estrella de la pandemia y del trabajo híbrido

TuRecibo de VISMA marcó un hito en la forma de trabajo y en la relación del área con los colaboradores.  Un cambio cualitativo en la forma como hacíamos las cosas en RH.  La entrega de recibos de sueldo nos tomaba mucho tiempo, además de los recursos y costos de impresión, ensobrado y envío.  Digitalizar esta tarea significó un ahorro sustancial en todo sentido.

Cada vez que sumamos un nuevo cliente, necesitamos incorporar más colaboradores.  El negocio es muy dinámico y RRHH tiene que ser muy ágil.  Algunos de nuestros clientes son proveedores de Internet y telefonía celular, lo cual nos hace crecer rápidamente y nos exige agilidad permanente.

A partir de TuRecibo de VISMA la documentación es digital, incluso el recibo de sueldo, disponible en cualquier momento y cada persona puede acceder a su legajo desde cualquier lugar, también a través de su celular y se valida con firma electrónica.  Fue una decisión sustentable: no tuvimos que imprimir más.

“Hace pocos días ingresó nuestra Program Manager de Gestión Digital, alguien “techie”, y los que formamos parte del mundo IT somos muy críticos”- asegura Ricardo Bernini-.  “Pues ella quedó encantada con la experiencia de inicio de su legajo: amigable, fácil, una interacción rápida, creó el usuario y empezó a subir documentos y a interactuar con todos.  Y a esta plataforma vamos a sumarle más cosas que harán todavía mejor la experiencia del colaborador” -concluye.

“El procedimiento de ingreso de colaboradores -a cargo del área de Reclutamiento- ahora es muy simple” -afirma Mariana Hilzerman-.  “Cada persona sube la información que se le solicita en formato digital.  Mayor comodidad y rapidez.  Cuando debemos realizar altas masivas, TuRecibo de VISMA significa una mejora fundamental en materia de legajos”.  

Gracias a estos cambios implementados hace tiempo, la pandemia nos encontró muy bien preparados. El cambio de la dinámica de trabajo y la llegada del home-office no detuvo nuestro compromiso con los colaboradores y los clientes y nos permitió seguir conectados.

La autogestión que significa trabajar con esta herramienta mejoró la EX (del inglés: “Employee Experience”).  Fue un gran acierto.  Y para el área de RRHH resultó indispensable ya que en la pandemia se suspendió el “cara a cara”, y la Atención al Personal por dudas o solicitudes ya no podían realizarse, pero con la nueva herramienta todo fluyó aun en los momentos más críticos de la crisis sanitaria.

Esta tecnología nos permitió mejorar en nuestra comunicación, en la relación de RH con los colaboradores de todas los rangos y áreas.  Asimismo, trabajamos con mayor agilidad, rapidez, y es una buena experiencia para RRHH y para todos los colaboradores.


Administrar personas en la nube es un “camino de ida”

Hace tiempo que trabajamos con las soluciones de VISMA para el management del capital humano, pero lo hacíamos “on premise”.  Y nos llegó el momento de migrar a la nube...  

Los módulos de Administración de Personal (ADP) y Payroll estaban muy customizados para nuestras necesidades, no solo en la Argentina sino también en el resto de los países donde operamos.  Para nosotros esta solución es fundamental.

La experiencia de subir las soluciones básicas de RH a la nube no fue el paraíso, hubo que ajustar muchos aspectos porque teníamos todo customizado al detalle, y la integración fue difícil.  Un proceso que exigió lo mejor por parte de APEX y de VISMA.  Realmente, trabajamos en equipo. Una vez que se hizo la migración, fue de las experiencias más fluidas, y vale destacar que esto lo hicimos en plena pandemia, sin vernos, todo remoto.

“Fue un trabajo muy interesante.  En APEX tenemos una corriente de gran cantidad de datos en forma permanente, para nutrirnos de cualquier cambio en la nómina es fundamental poder ver todo actualizado a tiempo” -explica Ricardo Bernini-.  “El equipo de VISMA fue de gran ayuda, podemos decir que co-creamos lo que necesitamos en la organización para el management de RH”.

Estar en la nube significa trabajar diferente, estar en el siguiente nivel.  Por un lado, cambió el esquema de costos del sector, ya que al estar en la nube se tienen en cuenta los usuarios; por otra parte, mejoraron los tiempos de muchas tareas de RRHH.  

Hoy estamos felices, es excelente poder administrar a la gente desde la nube, disminuyeron los problemas.

“En RRHH sabemos lo que necesitamos y lo que queremos” -asegura Mariana Hilzerman-.   “Y, fundamentalmente, la digitalización es un objetivo estratégico de la compañía; y lo estamos cumpliendo”.


Los desafíos a futuro

APEX ya no necesita contar con infraestructura para los datos de RH, esto es fundamental para una mayor agilidad de respuesta.

En caso de que surgiera alguna contingencia, contamos con el Centro de Ayuda de VISMA para determinar dónde se originó el problema y solucionarlo rápidamente.

Contamos con notificaciones instantáneas sobre cambios y/o actualizaciones referidos a temas legales o impositivos.  Esto es fundamental.  Nos ayuda a ser mucho más ágiles.

Ya no existe la instalación de “liquidador”, se sube la información a la nube y se liquida directamente.

Hoy estamos trabajando para contar con VISMA Talent y VISMA Time en Chile. Por otra parte, tenemos que concretar la apertura de operaciones en otro país de Latinoamérica y vamos a hacerlo con un modelo de gestión de RH similar al que hoy funciona en el resto de los países.  Estimo que, por el camino recorrido, todo será mucho más ágil.

La migración a una solución “cloud” para RRHH nos obligó a ser más ordenados, a normalizar las tareas.  Actualmente, contamos con los mismos datos en un único repositorio.

Es de destacar el trabajo del equipo técnico de VISMA, nos entienden, comprenden nuestro negocio, nuestras necesidades, lo cual es fundamental en su ayuda en la interfase VISMA-APEX.

Y, de nuestra parte, por lo meticulosos que somos, le hemos dado a VISMA un input que también les sirve para todas las industrias, de modo de incluir ciertas cosas en el Road Map general de sus soluciones.