El objetivo: llegar más y mejor a la gente, escucharlos y entender sus preocupaciones y motivaciones, sus expectativas. Las conclusiones: la gente pedía tener mayor autonomía en ciertas tareas, estar más “empoderados”, la oportunidad de ser más independientes en temas como solicitud de licencias y vacaciones, evaluaciones y reconocimientos; y todo esto en un entorno más ágil y amigable. Entonces, decidimos replicar la experiencia digital de la vida personal en la dinámica de la vida laboral, con aplicaciones fáciles y atractivas que se pudieran manejar desde el celular. Una vida digital también en el trabajo.
En el marco de la estrategia de innovación y transformación digital de Familia Bercomat, desde este año contamos con el Sistema de Gestión de RH digital de VISMA, en la nube, con varios módulos: VISMA Time, VISMA Talent (Desempeño y Formación) y VISMA UNITE (social y reconocimiento) -la app de comunicación formal e informal para toda la compañía. Vale destacar que ya veníamos trabajando con TuRecibo de VISMA, una plataforma que favorece la “despapelización” de RH ya que se digitalizan cuestiones básicas como recibo de haberes. Y con los nuevos sistemas que sumamos ayudan a digitalizar otras cuestiones como el legajo, fichadas, evaluación de desempeño, entre otras.
Actualmente, toda la comunicación (formal e informal) con los colaboradores se maneja a través de VISMA UNITE, una app que funciona tanto web como en el celular y que permite recibir y subir información, hacer comentarios y manifestar reconocimientos. Se volvió de uso espontáneo en Familia Bercomat y permitió que estemos más y mejor comunicados. Genera mayor engagement; participan todos los sectores y colaboradores de todos los niveles. Disminuyó notablemente el volumen de chats de los diferentes grupos en otras plataformas. Su uso es muy simple, amigable, fácil, intuitivo.
Para RH, VISMA UNITE significa una solución sustancial; permite la interrelación en tiempo real con todas las sucursales, además de poder unificar la gestión con los líderes de cada sector, quienes tienen el desafío de acercar la información y “mantener vivo” el contacto con sus equipos. Inclusive, se está utilizando esta plataforma para las búsquedas internas, lo cual agiliza el proceso.
Para el área de RH es una herramienta estratégica porque nos permite saber en tiempo real quién postea, cuál es el tono de las conversaciones, si debemos ajustar el curso de algún programa del sector, además de alinear las comunicaciones y los reconocimientos con los valores de la compañía.
Vale destacar que VISMA UNITE es la “puerta de entrada” a otras apps de cualquier sector. Un dato interesante es que la herramienta se utiliza en un 75% en el puesto de trabajo.
Somos casi 1000 personas y no todos están tan “digitalizados” como para manejarse desde el celular, pero eso no es una barrera, ya que se puede acceder desde los kioscos disponibles en las sucursales.
Esa revolución en las comunicaciones de RH se replicó para el resto de las áreas y significó una verdadera “revolución digital”, que para algunos también representó una “alfabetización digital”. Ahora, todo es más dinámico y la gente se siente cómoda con la nueva herramienta.
Todas las nuevas herramientas que sumamos sirven para el empoderamiento de los líderes con sus equipos y para los colaboradores, que ya no necesitan realizar consultas sobre información personal porque todo lo ven en Autogestión.
Por su parte, VISMA Talent se utiliza para las evaluaciones de desempeño a partir del planteo de objetivos medibles. Si bien siempre hay colaboradores más reticentes a los cambios, el proceso de evaluación de desempeño fue muy exitoso y prácticamente toda la compañía se sumó al proceso.
En RH contamos con tableros en los que podemos tener información con un enfoque 360 de cada colaborador. Contamos con datos “vivos”, dinámicos; podemos cruzar capacitación y evaluación de desempeño, fundamental para poder utilizar todas las potencialidades del módulo de Formación. Este dashboard facilita el trabajo de RH para determinar dónde tenemos que trabajar con cada persona de la organización, qué área todavía no se evaluó, cuál presenta mayor agilidad en la gestión, evaluar si tenemos que cambiar o ajustar algo en el plan de RH. Podemos “cortar” la información en cualquier momento y la herramienta nos devuelve una foto de la situación actual, en tiempo real.
Según Greta Kalnay, las claves para el éxito de la transformación digital de la compañía dependen de:
· Tener claro el objetivo que se persigue.
· Involucrar a la gente desde el inicio, hacer un “onboarding” general.
· Conocer a la organización. Acercarse a la gente, escucharla, entender qué necesitan, atender la diversidad.
· Ser coherentes con el momento que está viviendo la organización y con su razón de ser.
· Tener un plan.
· Formar verdadero equipo con quienes están participando en la implementación de la nueva tecnología (a nivel interno y externo, es decir, con el proveedor).
Actualmente, la organización tiene una cultura con enfoque digital, con un “norte” coherente. Sabemos lo que queremos ser. Hoy RH es lo más ágil de la empresa y trabaja en concordancia con todos los equipos, aportando valor en la comunicación diaria para fomentar un clima de bienestar laboral y personas felices en la organización.