Esta nueva modalidad debía implementarse en toda la compañía lo más rápido posible, para facilitar la tarea general del área de Recursos Humanos y agilizar su operatoria de manera uniforme, aplicándose a todas las categorías de empleados. Además, había que convencer a los gremios acerca de sus beneficios.
Para Marcelo Rudi, Gerente de Control de Gestión Industrial de CCU, implementar el recibo electrónico era parte de un plan de mejoras: “Además de ser una disposición legal, el recibo electrónico formaba parte de una estrategia de mejoras en la relación con los empleados y la comunicación de liquidación de sus haberes. Por esta razón, era importante elegir un buen proveedor. Elegimos el equipo con mayor expertise que ofreció la mejor solución para nuestras necesidades”.
Luego de sopesar diferentes alternativas, CCU Argentina decidió trabajar con Visma.
Se registraron las firmas digitales de los responsables de firmar los recibos de los empleados en las diferentes sucursales y se tramitó la autorización correspondiente ante el Ministerio de Trabajo de la Nación. Esas firmas quedaron registradas con hologramas, que representan el certificado de autenticidad de cada una y que se corresponde con un código encriptado.
“Además de ser una disposición legal, el recibo electrónico formaba parte de una estrategia de mejoras en la relación con los empleados y la comunicación de liquidación de sus haberes”.
No fue un obstáculo tener empleados de diferentes edades y con diferente nivel educativo o de conocimiento tecnológico -o ninguno- y con acceso a PCs e impresoras. Todos los grupos etarios se mostraron entusiasmados con la novedad.
“El recibo electrónico tuvo una excelente aceptación por parte de empleados de todas las edades y niveles de educación, así como de los sindicatos. Mejoramos sustancialmente la forma de comunicar el detalle de liquidación de todos y de cada uno de nuestros empleados, al igual que los tiempos de envío y recepción de información, sin importar la distancia. El abono mensual del servicio equivale a lo que antes gastábamos sólo en papel para imprimir los recibos”, afirmó Marcelo Rudi.
También se trabajó con los diferentes gremios para divulgar esta novedad y comunicar sus ventajas. Todos los gremios acogieron muy bien la noticia y entendieron que se trataba de un beneficio para los empleados.
La solución tuvo un 100% de adhesiones y se adoptó rápidamente
Los recibos electrónicos aportan:
Mayor orden: el empleado debe firmar su recibo, de lo contrario, no verá los detalles del posterior.
Máxima confidencialidad: se resguarda la confidencialidad entre el empleado y la empresa.
Mayor eficiencia: se optimizan procesos y tareas.
Todos los empleados se entusiasmaron con la nueva modalidad y comenzaron a participar en forma proactiva, tanto para la operatoria básica como para informar sobre ajustes que era necesario tener en cuenta.
“El abono mensual del servicio es equivalente a lo que antes gastábamos sólo en papel para imprimir los recibos”.
Para quienes no tuvieran la infraestructura necesaria en sus sectores, la empresa decidió destinar ciertos espacios con acceso a PCs e impresoras, para que la gente visualizara sus recibos y los pudiera imprimir o guardar en PDF para imprimirlo en otro momento o lugar.
El empleado accede a través de la nube, desde cualquier lugar y en cualquier momento, con un número de usuario y una clave personal preestablecida. Visma, por su parte, actualiza permanentemente la base de datos del cliente. Según lo dispuesto por el sistema de recibo electrónico en Argentina, el empleado conserva esa información para toda la vida, más allá de las organizaciones para las que trabaje.