“Las entrevistas de evaluación de desempeño se consideraban como una calle en una sola dirección”.

Hardoar afirma que la creciente necesidad de los empleados de tomar ellos mismos las riendas del tema, fue un factor importante para introducir, en el año 2013, el nuevo ciclo de entrevistas: “Los empleados y gerentes no estaban satisfechos del ciclo de entrevistas que manejábamos. No era un verdadero diálogo. El superior daba su opinión sobre el desempeño del empleado y presentaba una propuesta de formación. A continuación, se confirmaba que la entrevista realmente había tenido lugar. En el fondo, no era bueno para nadie, por lo que implementamos la entrevista anual, en la que el empleado y el gerente tienen realmente la ocasión de hablar”.

Participación de los empleados

Merel Barendregt es asesora de HHRR de Sint Jacob y tuvo un papel importante en la implementación del nuevo ciclo de entrevistas. Parte del proceso fue la digitalización del proceso. “Los empleados participan mucho en la entrevista anual. Deben reflexionar bien sobre preguntas como: ¿Qué opino sobre mi propio desempeño? ¿Cuáles son los resultados que obtuve en los últimos meses? ¿Cuál es la ayuda que recibí de colegas y superiores? ¿Cuál es la formación que quiero recibir? Todo esto requiere una buena preparación. Para ayudar a los empleados, utilizamos el módulo de Gestión de Desempeño de Visma. El módulo de e-HRM guía paso a paso a los empleados por los diferentes temas de la entrevista”. 

“El módulo de Gestión de Desempeño de Visma guía paso a paso a los empleados por los diferentes temas de la entrevista”. 

Apoyo digital

Hardoar explica cómo el módulo de Visma contribuye a mejorar la calidad de la entrevista anual, de la que forma parte la evaluación: “El empleado recibe del sistema una invitación para la entrevista y contesta algunas preguntas. A continuación, el gerente recibe un mensaje y los dos entablan una conversación en donde la mira está puesta, por sobre todo, hacia adelante, por ejemplo, en cuanto a las necesidades del empleado en materia del desarrollo o carrera profesional”.

Barendregt añade lo siguiente: “Solo el superior está autorizado en el sistema para completar la evaluación. Hemos organizado el módulo de Gestión de Desempeño de tal modo que el superior puede evaluar a los empleados en materia de las competencias, resultados y tareas. Para la evaluación, el módulo toma en cuenta determinados factores. Si un empleado obtiene una evaluación baja o insuficiente, se puede confeccionar un plan de acción para lograr el mejoramiento deseado”.

“Hemos organizado el módulo de Gestión de Desempeño de tal modo que los gerentes pueden evaluar a los empleados en materia de las competencias, resultados y tareas”.

‘De gira’

Barendregt y Hardoar hicieron juntas una gira para explicar el objetivo de la entrevista anual y el funcionamiento del software en los ocho centros de Sint Jacob. “Fue una ventaja que nuestros empleados y gerentes ya estaban familiarizados con el sistema de e-HRM de Visma; ya lo utilizaban para arreglar los demás asuntos de RRHH. Sin embargo, el preparar y mantener una entrevista anual no es algo que se suele hacer todos los días. Es por eso que dedicamos mucha atención a la explicación y documentación como manuales y quick reference cards”.

Mejor calidad de las entrevistas

Barendregt y Hardoar están satisfechas del valor que agrega el software de Visma. Hardoar nos dice al respecto: “Finalmente, se trata de la calidad de la conversación entre empleado y gerente. E-HRM es un medio y no un fin. Los gerentes disponen de muchos más aportes (inputs) de los empleados, por lo que llega a ser realmente una entrevista en ambas direcciones”.
Barendregt añade: “Hace unos años, cuando aún teníamos nuestro ‘viejo’ ciclo de entrevistas, procesábamos todo en papel. Los empleados completaban un cuestionario, literalmente con un bolígrafo, lo firmaban y lo entregaban en la administración de RRHH. En el departamento, lo incluían en el legajo personal y lo marcaban como tramitado. Ahorramos mucho tiempo desde que realizamos el ciclo de entrevistas de forma digital con Gestión de Desempeño de Visma. Y más importante aún, es que los empleados mismos dirigen su propia entrevista anual”. 

Las ventajas según Merel Barendregt y Angelique Hardoar son las siguientes:

• Comodidad: toda la información al alcance del gerente y empleado.
• Perspectiva del promedio de las calificaciones, por empleado y por equipo.
• Perspectiva de la calidad de las entrevistas realizadas.
• Flexibilidad: en la propia terminología, pero también, al determinar los pasos que manejan en la entrevista los empleados y gerentes.
• Todos los datos de los empleados se registran en un solo sistema: si un empleado pasa de un departamento a otro, todos los datos correspondientes al desempeño y desarrollo se transfieren automáticamente al nuevo departamento.
• Gran ahorro de tiempo: no es necesario escanear todos los informes y formularios de la entrevista.
• Ya no se corre el riesgo de perder los formularios de papel.
• Muchas opciones de autorización: se puede agregar al proceso a un segundo superior, por ejemplo, si un gerente dirige un departamento grande que cuenta con jefes de equipo que lo asisten y que también realizan entrevistas.
• El empleado y el gerente trabajan juntos para lograr el desarrollo.

Acerca de St. Jacob

Sint Jacob ofrece asistencia y tratamientos profesionales a personas de edad avanzada. El centro tiene explícitamente en cuenta las necesidades específicas de sus residentes en materia de atención médica, asistencia y rehabilitación. Sint Jacob tiene ocho centros en Haarlem, donde trabajan 800 personas.