10 claves para organizar eventos virtuales

Si a raíz del COVID-19 tuviste que suspender esa gran conferencia que venías planificando hace meses, es hora de llevarla al formato digital. Descubre cómo convertir ese gran encuentro presencial en un exitoso encuentro online.

Primero se canceló el Mobile World Congress en Barcelona, la mayor exhibición internacional de la industria de la telefonía celular. Le siguieron grandes encuentros como el Google Cloud Next ‘20, que logró reinventarse como el “Digital Connect”, un evento de tres días 100% online y gratuito. Y así se fueron posponiendo seminarios, cursos, conferencias.  

Incluso nosotros en Visma Latam tuvimos que suspender/posponer nuestro conocido Customer Experience Event, pero mientras definimos la nueva fecha comenzamos con nustro nuevo ciclo de webinars para seguir llevando contenido de valor a nuestros clientes y seguidores.

La distancia social, necesaria para disminuir el riesgo de contagio del COVID-19, transformó por completo nuestras agendas y nos llevó a refugiarnos en el mundo virtual para reestablecer el hilo comunicacional. De repente, plataformas de videollamadas y streaming de eventos como Zoom, Google Hangouts, Skype y Hopin empezaron a recibir una avalancha de usuarios queriendo efectuar reuniones de trabajo, encuentros entre amigos, after office simbólicos, capacitaciones a demanda y demás. 

Solo en la semana del 25 de marzo al 1° de abril, Zoom registró 1,4 millones de descargas en Google Play Store en Brasil, y más de 1,3 millones entre México, Chile, Colombia y Argentina, según Statista. Y es que hoy en día haces click y ya encuentras un “en vivo” para cada gusto y necesidad. 

Y tú, ¿te animarías a organizar tu propio evento digital? Esta es la oportunidad perfecta para que tu compañía convierta ese evento presencial en uno global y online, capaz de impactar a un público que nunca antes tuvo tanta necesidad de interactuar en la red como ahora.

La cercanía virtual

Aquí te damos 10 recomendaciones clave para que puedas lograr eventos útiles, envolventes y memorables:

  1. Conserva la identidad de tu empresa. Es necesario que los usuarios se encuentren con la esencia de tu marca y con la imagen que esperaban de ella en el evento presencial. Daniel Newman, CEO de Broadsuite Media Group, lo explica así:
    “Pregúntate, ¿cuál es ese único detalle del evento físico que necesitamos preservar y personificar en un evento digital para asegurarnos de hacerle sentir eso mismo a nuestros asistentes?”.
  1. Prepara contenido relevante. En lugar de mostrar tus últimos productos, enfócate en entregarle a tu audiencia soluciones en función de lo que necesita de tu marca en este momento, dice Newman. “No te olvides de incluir alguna inspiración en el camino y tendrás la receta para el perfecto evento digital, uno del que la gente estará hablando por mucho tiempo”. 
  1. Define la duración del evento. Adrian Bridgwater, periodista especializado en tecnología, aconseja organizar eventos online de uno o dos días como máximo,  cuyo contenido final esté disponible a demanda, es decir, cuando cada usuario tenga el tiempo y la disposición de revisar esa información según sus posibilidades. 
  1. Elige la plataforma ideal. Además de Zoom, existen muchísimas opciones para hacer videollamadas y webinars, como gotowebinar, Join.me, BlueJean, WebinarJam, Skype y Google Meetings. También hay plataformas especializadas en difundir eventos en vivo (Hopin y Run The World, por ejemplo) y otras que permiten hacer transmisiones en varias redes sociales a la vez, personalizar el fondo del orador, los captions que muestra y decidir cuáles ventanas dejar en primer plano y cuáles no (Streamyard, eCamm y Be.Live). Tienen versiones gratuitas y pagas.
    Otras opciones son los Facebook e Instagram Lives, y el LinkedIn Live, un servicio para el cual es necesario solicitar aprobación y tener cuentas que generen gran interacción.
  1. Establece horarios flexibles. La gente “quiere ver e interactuar con el contenido en sus términos, no ser forzado a encajar en la agenda de una marca”, asegura Sebastian Jespersen, fundador de la agencia digital Vertic.
    Entre las distracciones que supone trabajar desde casa, con los chicos dando vueltas, videollamadas de trabajo y almuerzos frente a la computadora, unirse a un evento online podría tornarse en una obligación, más que en una actividad agradable. Por eso, procura elegir horarios cómodos para transmitir en vivo y ofrecer contenido descargable para cuando tu audiencia desee consultarlo.
  1. Apunta al omnicanal. Newman indica que, antes de considerar la idea de hacer un extenso webinar o una reunión por Zoom, sería mejor dividir el evento en varios canales: un networking por video chat o Twitter chat, transmitir en YouTube, Facebook e Instagram al mismo tiempo, postear fragmentos de los oradores en tu página web, etcétera.
    Jespersen invita a reutilizar el material que surja del evento: “Haz que el mismo contenido esté disponible en varios formatos digeribles que sean atractivos para distintos estilos de aprendizaje, tales como presentaciones, artículos, infografías, videos y encuestas”.
  1. Separa en tópicos. “Corta el contenido que planificaste a la mitad. En serio”, dice la experta en Comunicaciones Deborah Grayson Riegel, que recomienda dividir el contenido en píldoras de menos de 5 minutos, de manera que el orador pueda sostener la atención de la audiencia, dejar tiempo suficiente para aclarar dudas, generar espacios de interacción y solventar cualquier problema tecnológico. Jespersen coincide: “Separa el evento en segmentos cortos y manejables, divididos por tópico, de manera que los asistentes puedan optar por lo que les interese más”.
  1. Promueve la participación. A diferencia de los eventos presenciales, en los que la audiencia puede hacer algunas preguntas o calificar el encuentro a través de una encuesta, los eventos digitales “proporcionan más oportunidades para que los asistentes interactúen con los oradores”, indica Jespersen. ¿Cómo? Los usuarios van preguntando en tiempo real y estableciendo diálogos genuinos con el conferencista.
    Grayson Riegel propone dejar espacio para el silencio, para que todo el mundo pueda pausar y reflexionar antes de responder a las preguntas propuestas.
  1. Segmenta a tu audiencia. Y crea distintas experiencias para cada grupo. Así, las empresas pueden diseñar contenidos basados en el perfil profesional de sus usuarios, lo que derivará en conversaciones más productivas sobre determinados temas de interés. Para Grayson Riegel, es fundamental que los grupos de los eventos online sean reducidos, para construir encuentros más cercanos y empáticos en los que sea posible llamar a las personas por su nombre.
  1. ¿Y el networking? ¡Inclúyelo! Aunque no hay manera de entregar tarjetas de presentación, sí es posible poner a disposición los contactos y la experiencia de cada uno de los asistentes. Por ejemplo, si el evento se realiza a través de LinkedIn, trata de facilitar el intercambio entre los usuarios de manera que puedan conectarse entre sí y establecer conversaciones interesantes. Plataformas como Hopin permiten que los asistentes interactúen uno a uno durante un tiempo determinado.
    La idea es promover un ida y vuelta entre pares: “Si alguien plantea una pregunta en el chat, ve si a alguien más del grupo le gustaría responder”, dice Grayson Riegel.
  1. ¡BONUS! Si es posible, incluye un plus. Ofrécele a los asistentes algo extra que le dé un toque especial al encuentro. Por ejemplo, algunas empresas decidieron enviarle el almuerzo por delivery a aquellos que participaron en el evento digital, para hacerlos sentir atendidos o agasajados, tal como ocurriría en un evento presencial. También puedes enviarles mails al final de la sesión con cupones, material de apoyo que puedan consultar o ejercicios útiles sobre algún tema en particular. Recuerda que cada detalle cuenta.
    No olvides hacerle seguimiento a los asistentes para conocer su opinión al final del evento y publicar en tus redes tanto fotos que muestren lo exitosa que resultó la iniciativa de tu empresa como links para consultar el contenido generado. ¡Manos a la obra!
Detalles técnicos para lucir mejor en cámara: 
Iluminación: Procura que la luz natural ilumine de frente el rostro del orador. Puedes potenciarla con luz artificial y ajustando el brillo de la computadora.
Pruebas previas: Haz un ensayo general días antes del evento para verificar el funcionamiento de la plataforma elegida, el wi-fi del lugar y prever contratiempos.
Posición de la cámara: Que esté a la altura de los ojos del conferencista y muestre su rostro completo.
Plan B: Revisa que la batería de la notebook esté completamente cargada y ten lista una portátil adicional con la plataforma de videollamada instalada en caso de fallas.
Espacio: Ordenado y tranquilo. Se recomienda usar auriculares con micrófono incorporado para un mejor sonido.

Fuentes consultadas:

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