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12 trucos para organizar mejor tu tiempo

Si sientes que las horas no te alcanzan, prueba incorporar pequeños cambios de hábitos o incluso darle un vuelco a tu agenda. Aquí, varios expertos nos cuentan cómo hacerlo

Si sientes que las horas no te alcanzan, prueba incorporar pequeños cambios de hábitos o incluso darle un vuelco a tu agenda. Aquí, varios expertos nos cuentan cómo hacerlo:

Algunas frases podrían delatarte. “Mañana sin falta lo hago”, “arrrrg, me tengo que acordar de hacer esto mañana” (con voz de reproche, ojos cerrados y a veces un golpecito en la frente), “nooo, se me olvidó otra vez”, o la clásica “ya casi lo tengo”, cuando aún te falta por hacer más de la mitad de un reporte y ya perdiste la fecha de entrega. ¿Te identificas con alguna de estas frases? 

La primera clave para organizar mejor tu tiempo es, ¡adivina! Sacar de tu mente todo eso que te preocupa y ponerlo en palabras, anotarlo, ya sea en una lista online o en papel. Como dijo David Allen, autor de Getting Things Done, en una entrevista para INC.com: “Tu cabeza es una malísima oficina. (…) Tu cerebro no fue diseñado para recordar y recordarte. Esa no es su función y la mayoría de las personas aún lo usan para eso, cuando eso no funciona”.

Entonces, ¿estás preparado para vivir una vida de “nuevo rico”, como la llama Steve Glaveski, autor de Time Rich: Do you best work, live your best life? ¿Una vida en la que tengas el lujo de tener más tiempo libre, en la que el tiempo esté siempre a tu favor?

Toma nota de estas, las mejores recomendaciones de diversos expertos en administración del tiempo:

  1. Cambia la mentalidad. Glaveski tiene un punto importante: se puede hacer mucho más en menos tiempo. “Rehusarse a creer esto es resignarse a una vida de mirar pantallas durante 11 horas diarias. Es tu decisión”, advierte. Comenzar a pensar que esto es viable nos predispone mejor a incorporar las siguientes herramientas para ser más productivos sin trabajar horas extra.
  2. Registra adónde va tu tiempo. John Rampton, emprendedor y especialista en Marketing, señala que podríamos pensar que solo enviamos mails durante 30 minutos, “cuando en realidad esa tarea se comió una hora de tu día”. Para evitar esta confusión, sugiere recurrir a aplicaciones como RescueTime, Toggl o Calendar para anotar todo lo que hacemos en una semana hasta averiguar “qué está robando nuestro tiempo”. ¿Es el exceso de chats, con quiénes? ¿Son las redes sociales? ¿Dónde está el ladrón?
  3. Escribe tu lista de tareas. Saca todos esos pendientes de tu mente y anótalos. William Lipovsky, CEO de First Quarter Finance, recomienda agruparlos por metas o proyectos, es decir, escribir todos los pasos o pequeñas partes medibles que necesitas lograr para alcanzar ese objetivo final. “Más allá de mantenerte enfocado, esto te va a motivar porque serás capaz de ver lo que has logrado y lo que aún falta por lograr”.
  4. Establece tus tres intenciones del día. Chris Bailey, autor de Hyperfocus: How to Be More Productive in a World of Distraction, habla de la “Regla de tres”, ideal para enfocarse en las prioridades del día. “A primera hora, pregúntate: ¿cuáles son las tres cosas que quiero lograr cuando termine el día? Pon tus otras tareas menos importantes en una lista separada de cosas por hacer. Parte de lo que hace que esta regla sea tan poderosa es que tres cosas se ajustan cómodamente a tu atención, y priorizarlas asegura que estas tareas se destaquen de una lista de otras cosas menos importantes”. Otra opción es dejar esta lista de tres previamente armada el día anterior, justo antes de dar por terminada tu jornada laboral. 
    ¡Y pon límites de tiempo para cada tarea! Esto te ayudará a evitar algunas distracciones y procrastinar. ¿Cuánto crees que podría llevarte esa presentación? Dos horas, tal vez. Entonces escríbelo: “Preparar la presentación de 9 a 11 am (2 horas)”.
  5. Sé específico en tu calendario. Mike Vardy, fundador de Productivityist, recomienda anotar fechas clave (como el día de hacerle seguimiento a un cliente, una reunión, una entrega en particular) usando verbos y detalles que te ahorrarán tiempo. Por ejemplo: “3 de marzo. Llamar a Pablo al 11-6023-1234 para responder las preguntas sobre el cliente X”. La idea es evitar que tu mente se esfuerce de más recordando qué debe hacer. Rampton aconseja usar un calendario online que te permita acceder desde distintos dispositivos y desde cualquier lugar, agendar citas o eventos recurrentes, activar recordatorios o bloquear tiempo para poder destinarlo a otras actividades o a trabajos que requieren concentración. Algunas opciones: Google, Outlook y Apple Calendar. 
  6. ¿Cuál es tu horario productivo? Identifica si eres madrugador como un pajarito (“early bird”) o nocturno como un “búho” (“night owl”). Esto te dará la pauta de en qué horas del día eres más productivo. La coach de negocios Anissa Jones sugiere reservar las tareas más retadoras para cuando estás en tu mejor momento: “Yo soy un búho. Personalmente, estoy en mi mejor estado de 7 pm a medianoche, así que guardo para el final del día las tareas que requieren mi propiedad intelectual. Si eres madrugador, puedes hacer lo opuesto, completar las tareas difíciles a primera hora de la mañana”. Y aclara: “Ninguna aproximación es mejor que la otra si logras terminar todo lo que tienes por hacer”. 
    ¿Las horas siguen sin rendirte? Haz un cambio fuerte en tu rutina. Levantarse una hora antes de lo usual (o un poco más, si hace falta), en días laborables o fines de semana, te dará tiempo para hacer ejercicio, planear el día, revisar los mails o avanzar en otras tareas sin interrupciones. 
  7. Limita el mail, ¡y suelta el celular! Algunas distracciones son inevitables, pero otras pueden esperar. Para Mary Juetten, fundadora de Traklight, el e-mail es “el mayor consumidor de tiempo” inventado hasta ahora, por lo que asegura que acotar su uso a determinados momentos del día, en lugar de responderlo inmediatamente, será crucial para cuidar tu productividad. “No es descortés valorar tu propio tiempo y no es que estás ignorando sus correos por completo. (…) Cambiar esa relación poco saludable es una manera de liberar tiempo para otras tareas”. 
    ¿Necesitas concentrarte en una tarea compleja? Bailey comparte su ritual antinterrupciones: usar audífonos para cancelar el ruido, dejar el celular y la tablet en otra habitación, llevarse un café y, luego de 45 minutos de trabajo, darse un pequeño descanso.
  8. Toma breaks estratégicos. Podrías pensar que estás ahorrando tiempo al trabajar de corrido, pero en realidad tu mente empieza a perder foco y concentración pasados 90 minutos. Por eso, incluir breves pausas entre tareas servirá para refrescar tu mente y recargarte. Caroline Castrillon, coach y fundadora de Corporate Escape Artist, da algunas ideas para estos recesos: jugar con tus hijos, pasear al perro, descansar, meditar, hacer estiramientos o incluso actualizar tu perfil en LinkedIn si estás en la búsqueda de otro trabajo o preocupado por los efectos de la pandemia en tu empresa. La duración: depende de cada quien. Bailey habla de 10 minutos, mientras que Rampton lo extiende a 25. 
  9. Automatiza. Hoy en día, una gran cantidad de tareas pueden ser automatizadas. “Lamentablemente, pocos emprendedores y ejecutivos están aprovechando las ventajas de la multitud de herramientas accesibles, simples y efectivas que hay en el mercado”, dice Glaveski. ¿Es tu caso? Puedes automatizar desde las revisiones de contratos, el pago a tu personal, procesos de selección y reclutamiento, consultas frecuentes de los clientes, o algo tan simple como tener plantillas de mails, listas para ser adaptadas a cada ocasión. El experto recomienda usar: Zapier.com o IFTTT.com (manejo del flujo de trabajo), Buffer o HootSuite (posteos en redes sociales) o Repurpose.io (programar la publicación de un podcast y reusarlo en diferentes formatos y redes). 

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10. Delega. “Pero solo me toma unos minutos al día”, ¿alguna vez diste esta excusa para evitar soltar una tarea bajo tu control? “Una tarea que te toma 5 minutos al día, 5 veces al día, suma un total de 15 días de trabajo al año, sin contar el costo cognitivo de cambiar de una actividad a la otra”, señala Glaveski, para quien todo proceso que no puede ser automatizado debería ser delegado o tercerizado. “Si es una tarea de bajo riesgo, repetitiva y no compleja que alguien más puede hacer por ti por una fracción de tu tarifa por hora, ¿por qué sigues haciéndola?”.

11. Repite conmigo: “No”. “Me encantaría, suena muy interesante, pero ahora no puedo” o “tal vez en otra ocasión”. Practica tus “no”, para que cuando llegue el momento de usarlos, te sea un poco más sencillo poner límites. “Decir ‘no’, ya sea al no aceptar nuevos compromisos o eliminar compromisos que ya tienes, es tu herramienta de organización más poderosa. Es el equivalente a ordenar tu clóset antes de intentar colgar todo ahí. Al reducir el número total de ítems por hacer, se te hará más fácil organizarte”, sostiene Elizabeth Grace Saunders, coach en manejo del tiempo. Esto aplica para evitar reuniones que pueden solucionarse con un mail, declinar amablemente la opción de colaborar en un proyecto adicional o incluso dejar pasar salidas personales a las que preferirías no ir.

12. Deja tiempo para ti. “¿Qué puedo hacer hoy para liberar todo el estrés de mi vida?”. Esta es una de las 10 preguntas clave de Matt East, autor de The Purposeful Planning Method” para ser más productivos y mantener las ideas fluyendo. En la misma línea, Kevin Leyes, emprendedor y CEO de la empresa de redes sociales y RRPP Leyes Media, destaca la importancia de hacer un “stop” en la rutina laboral: “No tienes que mantener un ritmo acelerado toda la semana. Cada día, por al menos un par de horas, dedícate a descansar, relajarte, tomar un receso del trabajo y enfocar cuerpo y mente en tu bienestar. Tu cuerpo lo va a apreciar y estarás más recargado para empezar de vuelta”. En tu caso, ¿ya pensaste en un plan para reconectarte contigo? ¿Vas a salir correr hoy, retomar ese libro que dejaste al lado de la cama o llamar a ese amigo querido que te hace reír hasta no poder más? Piénsalo. 

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¿En qué estábamos?
De acuerdo con una investigación de la Universidad de California, Irvine, en promedio, un trabajador es interrumpido o cambia de tareas cada 3 minutos y 5 segundos. Y volver a concentrarse para retomar esa tarea que venía haciendo le toma unos 23 minutos y 15 segundos.
Ese “reseteo” constante no solo es molesto, sino que además sale caro. Jonathan Spira, autor de Overload! How Too Much Information Is Hazardous To Your Organization, estima que las interrupciones y la saturación de información consumen 28% del día de un empleado, lo que se traduce en la pérdida de 28 miles de millones de horas al año en las compañías de EEUU y le cuesta casi 1 billón de dólares a la economía de ese país.

Fuentes consultadas

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