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¡Adiós papel! Recibos de sueldo digitales en Argentina

Desde el 2019 en Argentina se han implementado los recibos de sueldo electrónicos. Los recibos digitales afectan a todas las empresas e industrias y es hoy de carácter obligatorio. Por eso, para aprender a utilizarlos, primero tienes que saber qué son estos documentos, cómo se utilizan y cuáles son sus beneficios.

¿Qué es un recibo de sueldo digital y para qué sirve?

Debido al aumento de la digitalización en los últimos años (y, de todos modos, es un fenómeno en crecimiento desde los últimos treinta años), con las compras online y las gestiones de homebanking, el tiempo y la seguridad son los dos factores a tener en cuenta para los pagos de sueldos. Un recibo de sueldo forma parte de la oferta básica de los servicios digitales actuales, ya que es “un nexo entre el que paga y a quien le pagan”, según un estudio del Journal of Interdisciplinary Science. 

Lo que se incluye en un recibo digital no es distinto a lo que figura en uno físico o tradicional. Cualquier constatación de sueldo incluye el nombre del empleador, del empleado, el monto a pagar, los días trabajados e impuestos (entre otros datos). En el caso de un recibo digitalizado, puedes gestionar mejor los pagos de salario de todo tipo dde empresas. Además de proveer una mejor gestión de documentos, ¿para qué sirven? 

En primer lugar, las herramientas digitales, en términos generales y aplicado a Recursos Humanos, permiten hacer varias operaciones de forma más rápida: la gestión de grandes volúmenes de documentos; las consultas online que pueden hacer los empleados sobre, por ejemplo, el estatus de su pago, la precisión de las cuentas, etc. También, a través de este tipo de herramientas, un trabajador puede reclamar deducciones a los impuestos a las ganancias si no está en un régimen de monotributo. Los recibos de sueldo tienen múltiples usos, desde acceder a una vivienda hasta para demostrar antecedentes laborales. 

En segundo lugar, en el caso del pago de salarios, deberían asegurarse varios factores: una experiencia integrada a los demás sistemas de pago, como el homebanking; una solución intuitiva y fácil de utilizar y procesos sencillos (pocos pasos para gestionar el pago y la recepción del salario). Es recomendable hacer un control estricto de los recibos. El control puede ser tan simple como eliminar cuentas viejas, o evaluar cuáles son las formas de recibo que se prefieren los empleados, para luego tener más estadísticas de la empresa respecto de los pagos.

La tendencia de los recibos digitales, hoy y mañana

Las estadísticas del 2021 sobre recibos de sueldo realizadas por el Chartered Institute of Payroll Professionals demuestra que “El 22% de los encuestados han modificado la forma en cómo distribuyen recibos de sueldo: se han cambiado a deliveries en línea o por envío a código postal”. Así, un 47% de los encuestados distribuyen recibos de sueldo a partir de portales online, y un 31% utilizan recibos digitales. 

Teniendo en cuenta el panorama desde la pandemia, aquellas empresas que ya habían adoptado la tecnología de recibos de sueldo digitales no tuvieron que hacer grandes cambios en cuanto a la gestión de esta documentación. En cambio, las empresas que no lo habían implementado previamente tuvieron que cambiar su método de gestión de recibos hacia la esfera digital. 

Por eso, y mientras los tiempos, espacios y procesos alrededor del trabajo se sigan flexibilizando, los recibos digitales se utilizarán cada vez más.  La cantidad de recibos procesados no ha cambiado en los últimos años, pero sí se ha añadido un nuevo factor en juego en las frecuencias de pago: el pago por demanda del trabajador. Aunque, por ahora, sigue siendo minoritario, se prevé que en el futuro esta tendencia irá en aumento y, con ella, será necesario implementar tecnologías que puedan gestionar grandes volúmenes de documentación. 

No todas estas tecnologías son nuevas (o novedosas). Hay algunas, como el almacenamiento en la nube, que es fundamental como herramienta para gestionar y analizar, por ejemplo, los datos expuestos en un recibo digital. La integración de los recibos digitales a la nube hace a la transparencia, seguridad (protección de datos) y accesibilidad (por ejemplo, desde un móvil) de estos recibos. 

Sobre los recibos de sueldo digitales en Argentina

A partir de la resolución de recibos de sueldos digitales en Argentina, la modalidad se ha vuelto obligatoria para empresas medianas, grandes y pequeñas, es decir que afecta a todo el sector productor del país. Según el sitio iProfesional, “si no se cumple con esta obligación, no se puede generar la declaración jurada de cargas sociales mensuales. Por lo tanto, no se podrán abonar los sueldos”. 

En Argentina, la disponibilidad de recibos digitales, en vez de físicos, es muy reciente. La ley que los habilita fue sancionada en el 2019; con esto, se une a países de Europa y otros de Latinoamérica con la implementación del sistema. Además, hay muchas razones que hacen que el recibo de sueldo tenga un impacto positivo en las transacciones laborales en la Argentina. Las gestiones de trámites a distancia, por el sistema TAD del Gobierno de la Ciudad, por ejemplo, han logrado unificar con éxito los sistemas de recibos de sueldo.

La resolución sancionada número 346/2019 habilita los recibos electrónicos, donde el empleador puede optar por este tipo de recibos o bien los recibos en físico. Asimismo, el trabajador puede acordar usar una firma electrónica o digital. En el blog de Visma del año 2020, “¡Nueva resolución de recibos de sueldo digitales en Argentina!”, hemos explicado que “el sistema utilizado debe garantizar que el trabajador pueda salvar sus recibos de haberes digitales, al igual que guardar una copia de ellos” y que “el trabajador puede optar por firmar en disconformidad”.

Las firmas electrónicas son uno de los beneficios de los recibos digitales. Para empezar a utilizarlas hoy, ¡contáctanos y te ayudaremos con nuestro servicio de firma de documentos!

Los recibos de sueldo electrónicos en Argentina funcionan a través de la plataforma TAD (trámites a distancia), mediante la cual deberás hacer:

  1. La autorización de recibos digitales
  2. La actualización de recibos de sueldo digitales
  3. Presentaciones adicionales

Conclusión: ¿por qué utilizar un recibo electrónico?

En Recursos Humanos, utilizar recibos digitales tiene varios beneficios: baja muchísimo los costos (esto está comprobado a nivel internacional, por ejemplo, en empresas del Reino Unido); es más seguro; tiene beneficios ambientales, ya que ahorra papel. Pero, además, como se explicita en el sitio Ámbito Financiero, “el Gobierno reconoció la eficacia jurídica del documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital, e instituyó la infraestructura de Firma Digital con alcance federal”. 

Hay servicios, como Visma TuRecibo, que proveen mucho más que un recibo electrónico: son plataformas que integran sistemas digitales de distribución, consulta, aprobación y firma de documentos, además de proveer gestión de procesos y comunicación con tus colaboradores. Además, cuenta con el beneficio agregado de la personalización (de URLs, por ejemplo) y de varias certificaciones de seguridad.

Si quieres saber más sobre VIsma TuRecibo, ¡contáctanos! info.latam@visma.com

Fuentes consultadas:

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