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Año nuevo, software de RRHH Nuevo?

5 consideraciones importantes si vas a elegir un nuevo software de Recursos Humanos

Como empresario, gerente, líder de RH o cualquiera que sea tu posición dentro del equipo ya estas al tanto de que los colaboradores son el activo más importante de cualquier empresa y que somos nosotros los encargados de darle valor a los mismos en el trabajo diario desde el lugar que nos toque. Por tal motivo, el departamento de recursos humanos hace varios años comenzó a jugar un nuevo rol estratégico dentro de cualquier compañía, gestionándonos y aportando información valiosa que influye de manera trascendental en definiciones macro-corporativas según el rumbo o necesidad del negocio.

El área de RRHH es de las más afectadas en cuanto a los procesos que la atraviesan, desde la búsqueda y selección de un empleado, pasando por el desarrollo y la gestión diaria del mismo. Para poder simplificar todos los procesos, necesitamos apoyarnos sobre soluciones tecnológicas que nos permitan agilizar y ser más productivos a la hora de gestionar a nuestros recursos, reduciendo tiempos operativos (ni hablar de errores) permitiéndonos focalizarnos en lo estratégico que es la gestión. Pero ojo, si todavía sos de aquellas empresas que trabajan como una oficina de personal donde firman papeles para licencias, manejan los presupuestos a mano o estás simulando una baja en Excel, o simplemente ni tienes el legajo del personal sistematizado, te recomiendo tener en cuenta los siguientes consejos para comenzar el cambio:

Paso a paso

La transformación de un área y de los procesos de la misma, es un camino largo que no se puede hacer de la noche a la mañana. Para esto, debemos entender que no estamos solamente ante un cambio tecnológico, sino también ante un cambio cultural y de forma de trabajo. Afecta de manera directa a la cultura organizacional, por lo cual hay que ser totalmente cuidadoso con este punto.
Una vez que entendemos dicha situación, recomendamos comenzar con lo mínimo indispensable, con una herramienta modular que te permita crecer en el tiempo y que esté totalmente integrada. De nada sirve apuntar a un plan de desarrollo de los empleados cuando ni siquiera tenemos digitalizado su legajo o ni los conocemos y no sabemos que buscan. Primero lo primero…

Un sistema Cloud

La tecnología avanza a pasos agigantados y esto nos obliga a mantenernos actualizados o estamos destinados a quedarnos en el tiempo. En caso de trabajar con una solución en la nube, te aseguras la actualización continua trabajando siempre bajo las mejores prácticas de RRHH y acceder a información fiable de manera online. Para ello es importante hacer hincapié en la innovación de la organización que te brindará dicho servicio, que sea realmente un socio estratégico en dicho punto y que te acompañe en tu crecimiento organizacional.
En cuanto a la gestión de nómina y payroll, todos los cambios legales o de LCT se replican de manera transparente al cliente, sin ser eso una preocupación para el que opera la nómina. Esto agiliza de manera trascendental este proceso y te permite mantener de manera sencilla todos los temas legales de tu organización a nivel regional, con las particularidades de cada país, minimizando errores que pueden impactar directamente en los bolsillos de los empleados. Una única solución integrada

Para lograr reportes, KPI consolidados y reales para la toma de decisiones, es fundamental contar con una herramienta que esté integrada entre los distintos módulos. Muchas veces encontramos empresas que tienen distintos sistemas para cada “pata” de la mesa de RRHH. Un sistema para registraciones (presentismo), un sistema para payroll, otro sistema para evaluaciones de desempeño, etc., que en la mayoría de las veces ni “hablan” entre ellas o cuentan con interfaces muy limitadas, o requiere trabajar la información por afuera de la solución que lleva muchísimo tiempo para consolidar (si lo logramos). Por lo cual, si hoy están trabajando de esa manera, está claro que no están teniendo una visión global de los colaboradores lo que puede afectar la gestión de manera negativa.

Descentralización

La descentralización es un punto clave ante el cambio de procesos, esto permite poner el control en la gente de sus propios asuntos de recursos humanos. Desde lo más mínimo como es cargar una licencia para que luego sea aprobada por el jefe, hasta la carga de novedades, agendar una entrevista a un gerente o realizar una evaluación de desempeño desde un celular. Esto permite mostrarnos como empleadores prácticos, ágiles y modernos que son requisitos mínimos para surfear la ola de la transformación digital que estamos atravesando.

Fácil configuración – Flexibilidad (user frendly)

Está claro que cada vez es más importante dicho punto teniendo en cuenta las nuevas generaciones que se empiezan a sumar a la fuerza de trabajo. Ellos están acostumbrados a utilizar herramientas super amigables como LinkedIn, Instagram, comprar por internet, etc. y de manera sencilla y sin ningún tipo de capacitación. Por lo cual es fundamental que la herramienta cuente con estas características y que permita la independencia de los usuarios finales y reducción en la curva de aprendizaje. Que la interface de usuario sea amigable y ágil es importante, que dentro de una misma pantalla y que con un solo click podamos ver todo el ciclo de un colaborador. Y esto no tiene que ver únicamente con los procesos blandos o la ficha del empleado que son procesos más blandos, también debe ser para una liquidación y que pueda administrarse de manera sencilla e intuitiva, en el cual un gráfico nos pueda mostrar rápidamente la evolución de los salarios de cada empleado, las novedades, o el presentimos de la planta operativa, etc. Muchas veces nos encontramos con herramientas de renombre que se quedaron “en el tiempo” en dicho punto, que no son intuitivas y no están pensadas para profesionales de RRHH, ya que para dar de alta una nueva fórmula o concepto de liquidación o hacer un re diseño organizacional se requiere de conocimientos técnicos o se crea una dependencia cliente-proveedor que no ideal debido a los tiempos y los costos que conlleva. Esto tiene que ser un tema no menor a la hora de elegir un socio estratégico y que cada solución brinde de manera sencilla la posibilidad de administrar todos los procesos de nómina y compensaciones de nuestra organización.

Actualmente hay muchas compañías que no visualizan o no tienen en agenda conversar estas acciones, sin contemplar que la sustentabilidad del negocio depende del desarrollo que hagan en ese sentido. No atender estos cambios puede hacer a tu empresa menos competitiva, incurrir en costos innecesarios y, en definitiva, ir en contra del desarrollo empresarial que necesitan las organizaciones de hoy día.

Acerca de

Aporto el conocimiento adquirido en el transcurso de más de 10 años en el mercado tecnológico de HR, con el compromiso de perfeccionarme y capacitarme cada día.
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