Claves del trabajo colaborativo remoto

La situación mundial ha afectado a muchos aspectos de nuestra vida y el trabajo es uno de ellos. Nos encontramos en mundo interconectado entre equipos que trabajan en lugares y países diferentes.

Todos sabemos que trabajar en forma remota es una manera que a muchos genera signos de pregunta, por la eficiencia, comodidad, productividad entre otras. Ahora bien si logramos que funcione la productividad aumentará.

Uno de los puntos esenciales para poder trabajar en forma remota es “organizarse”, teniendo en cuenta qué herramientas usar, cómo comunicarse, cómo monitorizar el trabajo, de qué manera gestionar los proyectos que implican a varias personas… Hoy ya son muchas las empresas que han incorporado trabajar online como una práctica parcial dentro de la jornada de sus trabajadores y las herramientas en la nube que permiten una adecuada gestión de dicho trabajo no paran de crecer.

Trabajar en forma remota no solo es posible; sino que de hecho es mucho más beneficioso para ambas partes. Se gana en calidad de vida, se ahorran costos y  se gana en felicidad y eficiencia.

Si nos focalizamos en esta última, podemos decir que se gana felicidad y eficiencia porque evita distracciones y conversaciones improductivas que generalmente nos enfrentamos en el día a día en nuestras oficinas. Porque nos permite conciliar mejor la vida familiar y laboral y nos ahorra gastos y tiempo en desplazamientos.

Ahora bien, no todo es positivo, tenemos que tener en cuenta una serie de consideraciones para que resulte productivo. La más importante es evitar la cama, la heladera y la TV, las tres grandes amenazas que tenemos en casa. Es sumamente importante crear un espacio de trabajo, la disciplina y las herramientas de comunicación para poder trabajar. Es por ello que compartimos algunos consejos o tips para que puedan tenerlos en cuenta y puedan comenzar a aplicarlos:

  1. Comunicación: es esencial que creemos espacios de comunicación a través de las diferentes herramientas de comunicación (Skype y Google Hangouts entre otras) que hoy nos brinda la tecnología; de esta manera lograremos una comunicación fluida – directa y dejaremos atrás el mito del trabajo remoto – trabajo solitario.
  2. Verse las caras: utilicemos las cámaras en cada herramienta que definamos para trabajar e interactuemos… veamos nuestras caras por medio de ellas. Si bien chatear es un medio de comunicación interna más directo e inmediato, hay ocasiones en las que una videoconferencia de unos minutos puede ser mucho más efectiva.
  3. Espacio de trabajo: En una oficina el espacio está preparado para el trabajo pero, cuando tu oficina está en tu domicilio el espacio muchas veces se comparte con otros usos. Sin embargo, este es un factor importantísimo para la productividad. Debes escoger un espacio de trabajo que no uses con otros fines, lo ideal es disponer de una habitación pero si no te es posible entonces deberías tener al menos un espacio dentro de una habitación. Por supuesto una mesa amplia y una silla cómoda son indispensables. La luz natural es muy deseable pero en caso de que sea escasa deberás completarla con una buena iluminación artificial.
  4. Descansos: En la oficina parece natural una charla en el pasillo de unos minutos o la pausa del café pero, si trabajas desde casa estos descansos son menos obvios. Deberías levantarte de la mesa, caminar unos pasos y descansar la vista de la pantalla cada dos horas al menos. Está demostrado que este sencillo hábito mejora la productividad, a veces basta con ir a la cocina a tomar un vaso de agua o asomarse a la ventana. A Moverse!!!
  5. Vida social: Haz un espacio y tiempo para compartir con tus amigos, familiares, o seres queridos para interactuar, hoy desde casa (dada la situación mundial que atravesamos) y utilizando los medios de comunicación ya nombrados. También puedes crear amistades nuevas desde lugares como linkedin o unirte a grupos o comunidades que te interesen. La idea en fin es que socialicen!
  6. Haz ejercicios: Establece una rutina diaria de ejercicio físico y cúmplela para que tu salud no se vea afectada. Es recomendable realizar como mínimo 30 minutos diarios de ejercicio físico. Además, ten en cuenta que no se trata solo de cuidar tu salud. El ejercicio te vuelve más creativo y más productivo ¡y además te hará sentir mejor!
  7. Establece horarios: Cuando compartes espacio para tu vida laboral y tu vida personal es muy importante mantener cada cosa en su lugar. Es fácil que se mezclen actividades por ej; haces de comer mientras contestas una llamada o respondes un email mientras ves tu serie favorita desde el sofá. Delimita tus horas de trabajo y una vez termines da por finalizada la jornada hasta el día siguiente.
  8. Delega: Es probable que cuando comiences a trabajar desde casa tengas la impresión de que dispones de muchísimo tiempo. Pero aunque es cierto que vas a ahorrar tiempo en desplazamientos al final las horas del día no se estiran. No pretendas hacerlo absolutamente todo. Delega y comparte tareas para que tu trabajo continúe siendo productivo.
  9. Informa a quienes viven contigo que estás trabajando: Si no vives solo asegúrate de que tu pareja, familia o compañeros de departamento -casa comprenden que aunque estés en casa estás trabajando, así que no puedes dedicar tu horario de trabajo a otras tareas al igual que ellos.
  10. Cuida tu aspecto y el de tu espacio: Si vas a realizar una videollamada a un cliente o a un socio o colaborador tanto el entorno como tu aspecto y vestimenta deberían ser adecuados. Ten en cuenta que quizás estar en pijama todo el día tampoco sea lo más adecuado.
  11. Usa las herramientas adecuadas: Ya hemos mencionado algunas de ellas, pero las herramientas colaborativas como Google Drive, Skype entre otras son fundamentales si vas a trabajar en equipo de forma remota. Es esencial que los proyectos en los que intervienen varias personas se encuentren en estas valiosas plataformas que además son gratuitas.

Tomando en consideración los consejos anteriores también es importante dada la situación mundial que estamos atravesando entender porque trabajar desde casa debería ser una práctica habitual en las empresas:

Estadísticamente está comprobado que para las empresas reduce costos por empleado en espacio de trabajo, también genera disminución de los permisos por enfermedad o asuntos propios, mayor engagement con la empresa de los empleados, mayor productividad de los empleados, los trabajadores se quedan más tiempo en la empresa, disminuyendo la rotación y más posibilidades en la selección del personal, con el trabajo remoto la distancia ya no es un problema. Podemos contratar a los mejores profesionales con independencia de que vivan en la ciudad donde tiene sede la empresa o no.

Por el lado de los trabajadores, genera importante ahorro en costos de transporte, ropa y otros gastos, ahorro en tiempo, en las grandes ciudades los desplazamientos pueden suponer hasta un 20% de la jornada laboral efectiva diaria y mejor conciliación familiar.

Pero que sea posible y que sea beneficioso no implica necesariamente que sea sencillo. El trabajo en remoto supone un reto para empresa, trabajadores o freelancers. No está exento de algunos peligros derivados de las distracciones, la falta de disciplina o de simplemente compartir espacio de descanso y trabajo bajo el mismo techo. Pero si grandes empresas lo han conseguido hay que pensar que es posible.

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