Hay diversas razones que justifican la tercerización del proceso de nómina o planilla. La discusión sobre la conveniencia de hacerlo o no, queda fuera del alcance de este escrito. Partamos de la base que ya se ha elegido el camino de externalizar el procesamiento de la nómina y asumimos que esto traerá beneficios en términos de reducción de costos, eficiencia operativa y foco de la organización en sus procesos principales, a continuación, nos enfocamos en la selección del proveedor adecuado.
La selección del proveedor o socio adecuado, nos llevará por diversos caminos dependiendo de las características que puedan tener las necesidades de cada empresa, sin embargo, más allá de estas necesidades, hay algo común a requerir a cualquier proveedor: El proceso de nómina no admite fallas, su resultado final – que se refleja en la entrega del recibo de sueldo/boleta de pago para los colaboradores de la empresa – debe ser exacto, sin errores. Por lo tanto, el primer aspecto a considerar para la selección del proveedor/socio adecuado, es que nos brinde seguridad, demostrando su experiencia, conocimientos y motivos que nos auguren un procesamiento libre de errores.
Una vez que tengamos la confianza sobre la experiencia del proveedor de servicios, vamos a considerar otros aspectos ligados al tipo de necesidad que se tenga. Probablemente encontremos compañías interesadas con muchos empleados, otras con pocos empleados, con presencia regional, con presencia sólo local, fuera de convenios, con diversos convenios, y así podríamos enumerar otra cantidad de variables. De esta manera, según sea el caso, se deberían evaluar los siguientes aspectos:
- Regulaciones, localización: El proveedor de servicios debe contar con plena capacidad para afrontar los desafíos en términos de cumplimiento con la normativa legal, impositiva, y con temas de compliance. También será importante la velocidad para responder a los cambios tan frecuentes en esta materia, algo muy común en América latina.
- Estándares y normas de Seguridad y de Protección de Datos: No olvidemos que lo que se va a procesar es información altamente sensible, como datos personales y de nómina. Esta seguridad debe ser física y lógica, en este aspecto el proveedor debe garantizar que esa información no se pierda, no sea accedida ni caiga en manos equivocadas y que se tengan copias de seguridad (backups). El dueño de la información es el cliente, por lo que es importante asegurar la eliminación de los datos cuando la normativa indique que es necesario, y que si debe viajar entre sitios, lo haga de manera encriptada.
Es importante asegurar que la operación, uso y acceso a la información se pueda realizar sin alteraciones ni cortes ante incidentes serios,tal es el caso de la actual crisis del Covid-19. Asimismo, se debe asegurar que se testea la vulnerabilidad de estas medidas de manera frecuente, y finalmente, corroborar si hay certificaciones asociadas a procesos y uso de la información, que garantizan su cuidado:
- ISAE 3402: tiene relación a los sistemas de control implementados vinculados a la seguridad y confidencialidad de la información
- ISO 27001: aseguramiento, confidencialidad e integridad de los datos y de la información, así como de los sistemas que la procesan
- Presencia Regional/Global: Dependiendo de si la empresa tiene necesidad de procesar una nómina local o regional, buscaremos un proveedor con el alcance que corresponda. En el caso de presencia regional privilegiamos un servicio homogéneo, experiencia y soporte de legislación local en cada país, además de capacidad para consolidar los reportes de información.
- Servicios: Algunos aspectos que nos pueden ayudar a confiar en un servicio tienen que ver con el uso por parte del proveedor de herramientas, procesos y métricas estandarizados a nivel regional/local, la aplicación de mejores prácticas en procesos de HR, el uso de herramientas cualitativas, acuerdos de niveles de servicios (SLA) e indicadores de Gestión (KPIs).
- Software de Gestión: También es importante asegurar que el proveedor utilice una herramienta de procesamiento probada y confiable. Existen herramientas con presencia local y regional, que ayudarán a incrementar la capacidad del servicio y la consolidación de información. Si este no fuera el caso, y el proveedor debiera consolidar informaciones de distintas herramientas, ahí es donde debe aparecer la capacidad de contar con un HRIS certificado y la aplicación de mejores prácticas en HR para brindar a los clientes, reportes de Gestión consistentes y consolidados.
Para concluir, cada vez es más creciente la demanda de un servicio de BPO que vaya más allá del procesamiento de salarios. Las compañías valoran el hecho que sus colaboradores puedan transaccionar directamente con un sistema que les permita autogestionar sus propios asuntos de RRHH, cómo pedir licencias, vacaciones, firmar sus recibos de sueldo, contar con una plataforma social, etc. Aquellos proveedores de BPO que adopten este tipo de servicios a través de Alianzas Tecnológicas, podrán brindar un servicio diferencial a sus clientes.
