Cómo elegir un software de Recursos Humanos

Uno de los aprendizajes más significativos que hemos obtenido en los últimos tiempos y que se ratificó con la llegada de la pandemia, es la necesidad de contar con un socio estratégico “tecnológico” en el área de Recursos Humanos. Contar con soluciones especializadas nos permitirá optimizar y facilitar nuestras operaciones diarias, siendo más eficientes y ágiles frente a los distintos desafíos que nos presenta el mercado dinámico de hoy; como así también mantener la comunicación y una fuerza de trabajo comprometida.

La digitalización de Recursos Humanos es el gran aliado para tomar las mejores decisiones a nivel organizacional (aporta información valiosa al negocio), permitiendo tener una mejor claridad de los talentos y gestionar nuestra cultura interna. Por tal motivo, a continuación, encontrarás algunos tips a tener en cuenta a la hora de “elegir un software de Recursos Humanos”:

Pensar Digital: La transformación de un área es un camino largo que no se puede hacer de la noche a la mañana. Para esto, debemos entender que no estamos solamente ante un cambio tecnológico, sino también ante un cambio cultural y de forma de trabajo. El gran desafío de HR es colocar a los clientes internos y externos como epicentro del negocio, creando un tejido empresarial tecnológico.
La transformación digital de las empresas es uno de los factores primordiales ante la “nueva normalidad”, y HR debe contar con herramientas que acompañen los nuevos desafíos de gestión (equipos remotos, capacitaciones y entrevistas virtuales, procesos digitales, entre otros).

Sistema Cloud e innovador: La tecnología avanza a pasos agigantados y esto nos obliga a mantenernos actualizados. Al trabajar con soluciones en la nube, las empresas se aseguran la “actualización continua” trabajando siempre bajo las mejores prácticas de RRHH y el acceso a información fiable de manera online, sencilla y desde cualquier lugar. Es importante que el proveedor que brinde dicho servicio sea innovador y este comprometido con la implementación de nuevas tecnologías y tendencias del mercado tales como Big Data, robótica, etc.
En cuanto a la gestión de nómina y payroll en la nube, la misma permite que todos los cambios legales o de LCT se mantengan actualizados y sin errores, dejando de ser una preocupación para el que opera la nómina.

Solución Integral: Teniendo en cuenta que el área de HR es de las más afectadas en cuanto a los procesos que la atraviesan (selección, onboarding, capacitación, desarrollo, comunicación, payroll, entre otros), es fundamental contar con una solución que nos facilite esta gestión y nos permita manejar datos cruzados. Debemos gestionar en base a KPI’s que midan el rendimiento para detectar oportunidades de mejora (lo que no se mide, no se controla; y lo que no se controla, no se mejora). Pasamos de trabajar por “intuición”, a trabajar por objetivos y mejorar la performance de los empleados. De ésta manera, podremos lograr reportes e indicadores consolidados, como así también información predictiva que nos pueden anticipar tendencias o condiciones a futuro.

Descentralización: (apoyarnos en los líderes y hacerlos parte del proceso) HR es un área estratégica en las organizaciones del nuevo milenio. Su tarea trasciende la liquidación de haberes, para ser protagonista y aportar valor en el negocio. Para ello, es necesario contar con el apoyo de los líderes de equipo y facilitarles todas las herramientas necesarias para la óptima gestión. Es por ello, que debemos contemplar la posibilidad de que cada colaborador cuente con un portal para “autogestionar” sus propios asuntos de recursos humanos, facilitando los procesos administrativos tales como la firma digital de los recibos, la gestión de licencias, novedades, etc; como así también que puedan acceder a los contenidos más útiles para su desarrollo (catálogo y estado de cursos, evaluaciones de desempeño, seguimiento de tareas y objetivos, entre otras).

Sistemas móviles: Si hablamos de descentralización, no podemos dejar de pensar en soluciones móviles. Es primordial contar con soluciones que tengan APPs, ya que brindan un servicio más interactivo desde el móvil facilitando la comunicación y el feedback entre empleados. Al mismo tiempo, podemos llegar a todos los colaboradores (operarios, profesionales de planta, rurales, etc.) sin necesidad de acceso a una PC.
La modalidad de manejar todo a través de aplicaciones móviles también llegó a los ambientes de trabajo. A través de un dispositivo móvil, en 5 clicks los colaboradores pueden gestionar y administrar sus propios asuntos de HR, replicando la experiencia de su vida personal en la laboral. Esto a su vez nos permite mostrarnos como un empleador moderno e innovador.

Herramientas colaborativas: Ante la búsqueda de una solución de HR no podemos dejar afuera la  comunicación. Actualmente existen herramientas colaborativas para mejorarla y fomentar el trabajo en equipo, sin importar las barreras del espacio y tiempo entre los empleados. De esta forma, es posible compartir información (documentos, links, video, imágenes, etc.) y los colaboradores pueden dejar de ser únicamente consumidores pasivos para ser creadores de información y a su vez, potenciar los vínculos entre ellos.
Al mismo tiempo, nos permitirá conocer más y mejor sobre los factores que motivan a nuestros colaboradores, y así gestionar la cultura organizacional interna y nuestra “marca empleadora”, fomentando una cultura de reconocimiento entre empleados e innovación en los “Espacios de Trabajo” digitales.

Una solución flexible, configurable por profesionales de HR
Como anticipamos, hablamos de un cambio cultural más allá de lo tecnológico, y por más inversión en tiempo y dinero que destinemos en softwares demasiados complejos, al final del día son nuestros equipos quienes deben utilizarlos y sacarles todo el provecho. Por tal motivo, es fundamental tener en cuenta las siguientes variables para asegurar el éxito en la implementación:

  • Usabilidad: La experiencia del usuario es clave a la hora de elegir un software, el
    mismo tiene que ser amigable e intuitivo para los colaboradores, como así también,
    para la gestión “back office” de HR. Recordemos que todos somos consumidores de
    plataformas tales como Netflix, Home Banking, Mercado Libre, entre otros, y debemos
    brindarles a nuestros empleados experiencias similares.
  • Parametrización: Es importante poder contar con independencia por parte de los
    usuarios administradores de HR a la hora de re-parametrizar y/o re-diseñar el modelo
    organizacional u otras necesidades que surjan en la empresa. Debe ser una
    herramienta flexible en la cual no estemos dependiendo del proveedor para modificar
    un formulario de evaluación de desempeño o una simple fórmula de liquidación

Relevamiento interno y Evaluación de mercado
Una vez que tenemos claro el tipo de transformación que estamos buscando, debemos focalizarnos en los principales procesos y “pain points” dentro del área, ya que suele ser lo primero a cubrir a corto plazo. A su vez, tendremos que realizar una investigación de mercado, conocer la propuesta y soluciones de los distintos proveedores en cuanto a:

  • Costo y licenciamiento. Verificar que esté acorde a nuestro presupuesto.
  • Funcionalidades que cubran nuestras principales necesidades. Demo producto.
  • Seguridad de la información. Certificaciones.
  • Casos de éxito y referencias.
  • Metodología de implementación y tiempos de proyecto.
  • Soporte técnico. SLA.
  • Solidez empresarial. Independencia de la casa matriz para evolucionar el producto
    según la localización y demanda de cada país. Trayectoria en el mercado, innovación,
    clientes principales, etc.

Una vez finalizada la etapa de evaluación y habiendo elegido la mejor solución que se adapte a la necesidad de la compañía, debemos comenzar la planificación del proyecto con todos los interlocutores. Es importante involucrarlos desde el inicio para lograr un mayor compromiso y mitigar así la resistencia al cambio que puede generar en algunos de ellos (ya que varios procesos se verán afectados). Por tal motivo, no debemos desatender la “Gestión del Cambio” y aplicar una estrategia clara de comunicación haciendo hincapié en todos los beneficios que
vamos a obtener con la nueva herramienta.
Es aquí donde #Visma marca la diferencia de otras soluciones, con tecnología cloud que ayuda a automatizar procesos y a tomar decisiones más inteligentes en base a los datos de nuestro recurso más valioso: los colaboradores.

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