El feedback uno a uno

La oportunidad de oro para mejorar la relación con tu equipo de trabajo y potenciar su desempeño laboral, sin desmotivarlo

¿Tienes unos minutos? Esta frase puede resultar aterradora para más de uno. Tratamos de mostrarnos abiertos a las devoluciones sobre nuestro desempeño y el de otros, de parecer siempre dispuestos a “aprender de los errores”. Pero admitámoslo: ¡dar y recibir feedback es realmente incómodo!, para ambas partes.

Lo cierto es que el feedback, además de inevitable, puede ser una herramienta realmente poderosa. A diferencia del reporte anual —general y espaciado en el tiempo—, el feedback uno a uno, continuo y personalizado, es un canal valioso para potenciar el desarrollo profesional de los empleados, construir relaciones laborales sanas y fluidas e impulsar el crecimiento de la empresa.

¿Te gustaría implementarlo? Aquí te contamos algunos puntos clave para lograr reuniones 1:1 exitosas.

Oportunidades de oro

El “Global Culture Report 2020” de O.C. Tanner destaca que, cuando se hacen bien, las reuniones uno a uno (líder- trabajador) impactan tanto la cultura organizacional como la experiencia del empleado, ya que con ellas es posible, entre otras cosas:

Aumentar en 226% las probabilidades de que un empleado califique su experiencia como positiva.
Reducir en 58% el burnout moderado a severo.

¿Solo ocurren entre los mánagers y los miembros de su equipo? No. De hecho, la vinculación constante entre el CEO y sus empleados es vital. O.C. Tanner asegura que, cuando un CEO pasa 1% más horas con sus empleados, esto se traduce en un aumento de 2,12% en la productividad.

1:1 | Paso a paso

Estas reuniones frecuentes son cruciales para atajar problemas a tiempo antes de que escalen, semanas o meses después. ¡Pero atención! Si no se manejan bien y hay muchas correcciones involucradas, el feedback uno a uno puede sentirse como una “microgestión”.

A continuación, algunas recomendaciones para lograr una reunión 1:1 fructífera para el líder y para el empleado:

1. Agenda tiempo en el calendario

Ya sean semanales, bi-semanales o mensuales, lo importante es agendarlas como un evento sostenido en el tiempo para evitar que alguna de las dos personas se sienta tentada a cancelar la cita, asegura Elizabeth Grace Saunders, autora de How to Invest Your Time Like Money. Además, recomienda a los líderes llegar a tiempo (suelen durar poco, así que 10 minutos de retraso podrían arruinar el encuentro) y no cancelar en el último minuto, ya que eso “envía el mensaje contrario al que intentas comunicar”.

Saunders indica que la frecuencia de las 1:1 dependerá del tamaño del equipo y la organización, así como también de la experiencia de los empleados. Por ejemplo, uno de los participantes del focus group de O.C. Tanner aseguró que sus reuniones son mensuales porque el trabajo que hacen es muy estresante: “A veces, cuando han pasado 3 meses [sin 1:1], la moral del equipo baja. Las uno a uno ayudan a abordar temas sobre la marcha en lugar de esperar 12 meses para solucionarlos”.

2. Prepara puntos de discusión

Para evitar que la conversación se desvíe y aprovechar el tiempo al máximo, Saunders recomienda que cada parte haga previamente una lista de puntos clave a discutir. De ese modo, podrán comenzar la conversación comparando los items y acordando cuáles asuntos podrán cubrir. También sugiere que el manager le pida por adelantando al empleado llevar anotados los desafíos que está enfrentando y algunas ideas para solucionarlos, de manera que durante la conversación pueda darle feedback al respecto.

3. Comienza con algo positivo

Mencionando algún logro reciente del empleado como, por ejemplo, una presentación que haya dado recientemente. Saunders advierte: “No digas algo si no es genuino o no lo sientes auténtico, pero si puedes hablar de algo que se está haciendo bien o decir algo como ‘valoro lo que estás haciendo’, eso es realmente poderoso”.

4. Mantente presente

“Sal del piloto automático”, dice Margaret Moore, CEO de Wellcoaches Corporation y coautora de Organize Your Emotions, Optimize Your Life. Para lograrlo, la experta aconseja apagar el teléfono y poner la computadora en silencio. “Es muy fácil enviar, sin querer, el mensaje de que no te importa la otra persona, y que eso que está en tu teléfono es más importante”. Esta reunión no es un item más en la lista de “cosas por hacer”, sino un momento de conexión muy valioso con el equipo de trabajo.

5. Pregúntale sobre sus planes profesionales

Sé curioso, conversa sobre el desarrollo profesional de ese trabajador, en cada reunión o alternando entre ellas, y dale tiempo para expresarse mientras lo escuchas con atención.

6. ¡Expresa gratitud!
Tómate unos segundos para agradecerle al trabajador por su tiempo y disposición a participar en ese 1:1 y reconocer la labor que desempeña. “Cierra la reunión tal como la comenzaste, con actitud positiva”, destaca Moore.

El feedback, ¿un callejón sin salida?
Hace unos meses, un estudio publicado en Harvard Business Review indicaba que el feedback no era útil, entre otras cosas, porque las críticas severas no ayudaban al trabajador a desarrollarse.

De hecho, un estudio de Gallup (2018) señala que 4 de cada 5 empleados que reciben feedback negativo aseguran estar buscando, activa o pasivamente, un nuevo trabajo tras recibir los comentarios de su supervisor. Sin embargo, eso no quiere decir que el feedback positivo sea efectivo per se. “Los empleados pueden irse de una evaluación de desempeño sintiéndose más comprometidos que nunca, pero sin haber escuchado qué necesitan para mejorar”.

¿Qué hacer? En respuesta al artículo de HBR, Robbie Abed menciona en la revista Inc. tres formas en las que los líderes pueden ayudar a su equipo a crecer a través del feedback:

En lugar de decirles lo bien que hacen algo, enséñales por qué funciona lo que hacen: es probable que los miembros del equipo no se den cuenta de cómo desarrollaron su estrategia ni por qué funciona. ¡Hazles notar el por qué o encuentren la respuesta en conjunto!

Implementa estrategias de aprendizaje: “La gerencia consiste mayormente en aprender, no en enseñar. Enfócate en cómo aprende la gente”. Los estudiantes aprenden mejor cuando están relajados, exactamente lo contrario a lo que ocurre cuando un trabajador recibe su reporte anual de desempeño o cuando está en una reunión de la que cree saldrá despedido.

Diles lo que sientes sobre su trabajo: probablemente, el mánager o el empleado están conscientes de cuáles son sus puntos débiles. En lugar de ahondar en ellos, “necesitas que tus colegas te ayuden a capturar tu propio concepto personal de excelencia”.

En tu caso, ¿ya sabes cuál es tu concepto personal de excelencia?

Fuentes consultadas:
Gallup, Why Employees Are Fed Up With Feedback: http://bit.ly/2HfhUuO
HBR, How to Make Your One-on-Ones with Employees More Productive: http://bit.ly/2uEBH3W
HBR, The Feedback Fallacy: http://bit.ly/3bCrBBA
Inc., A New Study Says Feedback Doesn’t Work. Here’s What You Should Do Instead: http://bit.ly/2OQj83Q
Medium, How to run the best one-on-one meetings: http://bit.ly/39rwICD
O.C. Tanner, Global Culture Report 2020: http://bit.ly/2uG9Ikw

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