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Payroll para empresas: ¿Qué es y qué ventajas tiene?

La gestión de nóminas es la columna vertebral de los Recursos Humanos. Conoce por qué es crucial y cómo un software puede facilitar las tareas.

La gestión de nóminas es la columna vertebral de los Recursos Humanos. Conoce su definición, por qué es crucial y cómo un software puede facilitar las tareas de Payroll.

En el dinámico escenario laboral actual, el Payroll se destaca como la pieza clave en la que convergen la equidad salarial, las obligaciones fiscales y la employee experience. Pero, ¿en qué consiste este proceso esencial para los Recursos Humanos? 

Sigue leyendo y acompáñanos a desentrañar el fascinante mundo del Payroll; ese eslabón de la cadena productiva capaz de transformar números abstractos en una conexión esencial entre las finanzas organizacionales y el capital humano.  

¿Qué es el Payroll para empresas?

Una de las responsabilidades fundamentales de los departamentos de Recursos Humanos, el Payroll o la nómina, como puede traducirse este término, consiste en el proceso de gestionar los salarios y otros beneficios monetarios de los trabajadores. Es decir, son todas aquellas tareas que implican el cálculo de los sueldos al considerar las deducciones de impuestos y contribuciones a la seguridad social, así como el adecuado cálculo de bonificaciones, comisiones, horas extras, vacaciones pagas y cualquier otro concepto que contribuya a enriquecer la retribución de los colaboradores. 

En consecuencia, la adecuada gestión de nóminas es de vital importancia para las empresas, en tanto que garantiza que los talentos están siendo justamente recompensados a la vez que se cumplen con las obligaciones legales y fiscales vinculadas a la contratación de personal. Por eso, para apoyar este proceso, muchas compañías eligen un software de Recursos Humanos, lo que les permite hacer más eficiente y ágil la tarea, minimizando errores. 

¿Cuáles son los componentes y funciones de un sistema de Payroll?

Un software de Payroll consiste en una solución local o basada en la nube que gestiona, mantiene y automatiza las compensaciones de los colaboradores. De este modo, no sólo ayuda a que las empresas cumplan con sus obligaciones, sino que reduce costos al permitir que los talentos de RR.HH. estén disponibles para tareas de mayor valor agregado, como la ideación de estrategias de desarrollo del personal. 

Para que esto sea posible, los sistemas de gestión de nómina suelen incluir una pluralidad de componentes, cada uno especializado en tareas específicas. Se destacan entre ellos: 

  • Registro de empleados: El software almacena información personal y profesional relevante de cada colaborador, como datos de contacto, posición y fecha de alta en la empresa. 
  • Cálculo de salarios: El sistema automatiza todos los cálculos salariales y de beneficios a partir de factores como salario base, horas trabajadas y comisiones. 
  • Deducciones y retenciones: Impuestos, aportes a la seguridad social y servicios de salud son también gestionados de forma automática. 
  • Generación de recibos de pago: Al hacer el pago de las nóminas, el software emite los comprobantes correspondientes para todo el plantel de empleados. 
  • Reportes y análisis: Esta función genera informes claves para obtener una visión detallada de los costos laborales y cualquier otra métrica necesaria para tomar decisiones. 
  • Actualizaciones legales: El software de Payroll contribuye a estar al día con las leyes laborales en cada país y los cambios que éstas puedan sufrir. 

¿Por qué se debe tener un sistema de Payroll?

Gestionar manualmente la nómina puede ser una tarea lenta y desafiante al tener que garantizar el cumplimiento de la normativa laboral y generar coordinación entre diversos equipos para recibir información exacta y actualizada. Además, el proceso requiere asegurar la seguridad y confidencialidad de los datos. 

Por otro lado, especialmente en Latinoamérica, las áreas de Recursos Humanos deben enfrentar constantes cambios políticos y de normativas legales que afectan o promueven los beneficios laborales de los trabajadores; escenario que dificulta el cálculo preciso de las deducciones y abonos correspondientes. Son ejemplo de ello:

  • Argentina y sus constantes fluctuaciones cambiarias y de precios, así como la probable reforma laboral encabezada por el nuevo gobierno.
  • Las propuestas de aumento de las remuneraciones básicas en Perú.
  • En Colombia, el proyecto de reforma tributaria que trae el gobierno entrante.
  • El proceso de reforma constitucional en curso en Chile.
  • Un posible recambio gubernamental en Venezuela, en 2024.

6 ventajas de contar con un sistema de Payroll

En contraposición, un software de Payroll ofrece sustantivas ventajas tanto para la labor de los profesionales de Recursos Humanos, como para la empresa en su conjunto: 

  1. Mayor eficiencia: Al recopilar datos y hacer cálculos en sólo minutos, se agilizan las tareas técnicas a la par que se garantiza el cumplimiento de la normativa laboral y fiscal vigente. 
  1. Integración de sistemas: Las soluciones de gestión de nómina pueden integrarse fácilmente al ERP empresarial, favoreciendo la cooperación entre el área de Recursos Humanos y los restantes departamentos de la organización. 
  1. Escalabilidad: El crecimiento es un objetivo común a toda empresa. Pero, junto con éste, crecen los desafíos de gestión de nómina al aumentar a la par, la cantidad de colaboradores. Este problema queda fácilmente resuelto con un software de Payroll que es capaz de administrar un número creciente de datos. 
  1. Mejor experiencia del colaborador: Al mejorar la eficiencia y reducir el margen de error, un software automatizado garantiza que los colaboradores reciben su salario a tiempo y con precisión, incluyendo la totalidad de los ítems que les corresponde, como horas extras trabajadas. 
  1. Mayor seguridad de los datos: Los sistemas de Payroll para empresas consiguen que la información sensible sólo esté accesible para las personas adecuadas y que éstas visualizan únicamente aquella que precisan para cumplir con su tarea. 
  1. Enriquece los informes: Al ofrecer información en tiempo real, un software de gestión de nómina permite generar cuadros y gráficos que nutren los datos necesarios al tomar decisiones de negocio importantes. 

¿Cómo elegir el mejor sistema de Payroll?

Aunque con innegables beneficios, no todos los sistemas de gestión de nóminas son iguales. Por eso, al optar por un programa especializado, es clave evaluar los siguientes aspectos: 

  • Usabilidad: Para reducir la necesidad de capacitación del personal de Recursos Humanos, es importante que el software sea intuitivo y sencillo de usar. 
  • Integración con otros sistemas: Asegurar la eficiencia y agilidad del sistema requiere que los datos de todas las áreas puedan integrarse con Recursos Humanos, a la vez que éste puede proporcionarles información relevante que enriquezca sus procesos. 
  • Escalabilidad: El sistema debe poder crecer con la organización, adaptándose al crecimiento de su nómina de personal. 
  • Cumplimiento legal: La empresa proveedora del servicio de Payroll debería asegurar que el software se mantendrá actualizado según cambien las regulaciones vigentes en el país en el que la empresa se encuentre. 
  • Seguridad y privacidad: Al optar por un sistema de gestión de nómina es importante conocer de qué manera se gestiona la seguridad de los datos y si cumple con estándares de privacidad vigentes en el país. 
  • Soporte técnico: Es necesario conocer, también, si el proveedor del servicio brinda apoyo en caso de dificultades técnicas y mejoras regulares en la funcionalidad del programa. 
  • Reputación: Indagar qué empresas han ya elegido el software y de qué manera la empresa proveedora las ha acompañado en su camino de crecimiento, puede brindar orientación respecto de si se trata de un proveedor confiable y efectivo en lo que ofrece. 

Recolectada toda esta información, la decisión es sencilla y clara: Visma Payroll es el camino idóneo al elegir un aliado para gestionar la nómina de cualquier empresa. ¿Las razones? 

Gestiona y controla el ciclo completo de cálculo y pago salarial, ofrece herramientas user-friendly, y administra y exporta información, siempre con el respaldo de una empresa líder en soluciones de Recursos Humanos. Escríbenos a info.latam@visma.com; estamos para asesorarte. 

FUENTES CONSULTADAS: 

● ÁMBITO. Qué propone Milei sobre la reforma laboral

● DW. Principales desafíos de países latinoamericanos para 2023

● ECONOMÍA3. Qué es Payroll para empresas y cómo sacarle provecho

● EL PAÍS. Chile alumbra una nueva propuesta de Constitución con tintes conservadores y sin consenso político

● FACTOHR. What is Payroll? Complete guide to Payroll management in India

● FORBES. How to do Payroll (2023 Guide)

● INVESTOPEDIA. What is Payroll, with step-by-step calculation of Payroll taxes

● LOGGRO+. ¿Con qué elementos debe contar un software de nómina?

● MANPOWER GROUP. Conocé qué hace un servicio de Payroll 

● NOMITEK. Básicos para la elección de un software de nómina

● ORACLE. ¿Qué es un software de nómina?

● WINPER. Guía: ¿Cómo elegir un sistema de remuneraciones correctamente?

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