¡RRHH a un click de distancia!

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La oferta de Softwares y apps para agilizar tareas administrativas que van desde gestión de nómina y onboarding hasta encuestas de clima laboral es cada vez mayor. Aquí te contamos cómo elegir el mejor sistema para tu empresa y qué beneficios te traerá.

¡Tenemos casi todo en nuestro smartphone! Netflix a cualquier hora, música y podcasts en Spotify y los miles de artículos que queremos comprar en Amazon, Mercado Libre o en redes sociales. Si nos movemos entre apps y páginas web, ¿no sería ideal poder consultar en un simple click nuestros recibos de pago, avisos de aguinaldo y bonos, períodos de vacaciones y demás, desde el celular, a cualquier hora y sin tener que tocarle la puerta a Recursos Humanos?

En un mundo en proceso de automatización, donde abunda el trabajo remoto que involucra a equipos en distintos países y en el que coyunturas globales como el COVID-19 nos obligan a apelar al home office, es crucial contar con softwares de RRHH que sean capaces de darles a los empleados las herramientas y la información necesarias para poder trabajar cómodos donde quiera que estén.

Pero, ¿cómo elegir la mejor tecnología de RRHH para tu empresa? Si bien depende de las características, objetivos y presupuesto de cada una, aquí te damos algunas recomendaciones que te ayudarán a tomar la decisión adecuada.

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Por dónde empezar

De acuerdo con el Global Human Capital Trends survey 2019 de Deloitte, la mayoría de las organizaciones encuestadas combina entre plataformas en la nube y software instalado, y solo 5% dispone de un sistema de RRHH totalmente integrado en la nube.

Para Scot Marcotte, director general de tecnología en la consultora de talento global Buck, la clave está en elegir aquel sistema que no solo se adapte a las necesidades del negocio, sino que además los trabajadores estén dispuestos a utilizar. Por eso, antes de invertir en costosos softwares, aconseja:

  1. Basarse en la evidencia: los ejecutivos deben determinar, con la ayuda de los datos que tengan disponibles, qué quieren lograr con el software: cuáles son los requerimientos del negocio y de los empleados. 
  2. Asegurarse de que los sistemas existentes y los nuevos van a engranar sin problemas: Marcotte señala que, en lugar de apostar a una completa transformación, es posible utilizar como puntos de partida la tecnología y las métricas existentes en la organización para así integrarlos con el nuevo software
  3. RRHH + IT, juntos en la elección del software: con frecuencia, el departamento de IT selecciona el software. Si bien está encargado de velar porque la tecnología de Recursos Humanos tenga coherencia con el resto de los sistemas de la empresa, es el personal de RRHH quien conoce mejor las necesidades del talento. “Dado el alto costo de la inversión en tecnología, es crítico que RRHH e IT trabajen juntos para garantizar que las decisiones de software tengan sentido para el negocio y para las personas”, dice Marcotte.  

Los beneficios de automatizar

Si la empresa selecciona los sistemas adecuados, los beneficios para el personal de RRHH y para el resto del equipo de trabajo son muchísimos. Veamos algunos:

  1. Ahorro en tiempo y dinero: los procesos de RRHH suelen involucrar el llenado repetitivo de formularios. “Una sofisticada plataforma de software de nómina no solo ayuda a ahorrar una tremenda cantidad de tiempo en comparación con procesos de nómina manuales, sino que además elimina errores generalizados en el proceso de introducción manual de datos o de recopilación de datos”, afirma Kiran Bajpai en Employee Benefit News. 
  2. Simplifica diversos cálculos: de horas trabajadas, de sueldos —incluidos bonos, comisiones y deducciones—, de los impuestos para cada empleado, entre otros, lo que minimiza errores y evita penalizaciones.
  3. Permite hacer cambios instantáneamente: corregir un simple cambio de dirección o en la cuenta bancaria del empleado puede implicar un papeleo manual engorroso. Con el software, es posible hacer modificaciones directamente en el sistema. De hecho, algunos sistemas habilitan a los empleados para que puedan editar esos datos. .
  4. Contribuye a la satisfacción del empleado: cultivar un ambiente laboral motivante para el equipo de trabajo comienza en el instante en que un candidato llega a una entrevista. En un artículo de Forbes, Ashish Deshpande indica que “un onboarding ágil promueve un mayor engagement, y la automatización puede reducir drásticamente los pasos y el tiempo de ese proceso”.

Asimismo, estos sistemas minimizan las posibilidades de atraso en los pagos de los empleados, lo que podría debilitar la confianza del personal, y permiten llevar registro de feriados, licencias, vacaciones y otros beneficios, evitando así que haya, por ejemplo, una falta de personal en momentos críticos que derive en empleados descontentos y sobrecargados de tareas.

  1. Registro histórico digital y ahorro de papel: quedan almacenados los datos de los empleados, las encuestas realizadas, las capacitaciones brindadas, los candidatos entrevistados, entre otra información relevante, que puede ser enviada por mail a quien corresponda o puede imprimirse solo cuando sea necesario.
  2. Más comunicación y agilidad: RRHH es percibida como un área… lenta. La automatización ayuda a que la información relevante para cada miembro del equipo llegue en el momento indicado, lo que promueve una mejor comunicación entre RRHH, empleados y cada departamento.

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De la computadora al teléfono

Mientras en los últimos 15 años el enfoque estuvo puesto en hacer que los softwares y las soluciones en la nube fueran cada vez más fáciles de usar por el personal de RRHH, hoy en día se espera que esa tecnología también ayude a mejorar la experiencia del empleado, explica Josh Bersin, fundador de la firma de investigación y consultoría Bersin. ¿Cómo lograrlo? Mediante aplicaciones tan intuitivas e interactivas como Facebook o Twitter.

Se trata de apps “gráficamente impresionantes y visualmente excitantes”, que permiten deslizar, pinchar, escrolear, incorporar videos en tiempo real y aprovechar los beneficios de la gamificación. “Un nuevo ciclo de innovación está aquí”, dice Bersin. 

Un ejemplo de ello es nuestra solución de nómina online VISMA, que permite abordar el pago de salarios de forma sencilla, eficiente y sin errores, simular proyecciones, generar reportes legales acorde con cada país y administrar los beneficios del personal. Adicionalmente, garantiza que los empleados puedan consultar sus recibos de sueldos y visualizar pagos históricos desde sus smartphones. ¡La tecnología al servicio del talento!

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Fuentes consultadas:

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