¿Volvemos a la oficina?

Organizaciones de distintos tamaños y rubros comienzan a hacerse esta pregunta. Llamar a los empleados a ocupar nuevamente sus escritorios implica armar meticulosamente un plan que considere la seguridad física y emocional de los empleados y los costos de reabrir, además de implicaciones sanitarias. 

Algunos ya se acostumbraron a trabajar desde casa. Pueden fluir a su ritmo y encuentran satisfacción en la flexibilización laboral que les permitió la pandemia. Otros, no aguantan un minuto más en sus casas: se sienten menos productivos, dispersos por las distracciones del hogar o simplemente extrañan interactuar cara a cara con su equipo. Quieren volver a la oficina que dejaron a principios de año.

Pero eso ya no es posible. Los lugares de trabajo no son ni serán iguales y cada nuevo detalle marca la diferencia: desde las mediciones de temperatura a la entrada de la empresa y los almuerzos a más de un metro de distancia, hasta el uso constante de máscaras y la sensación de ser “sobreviviente”. Los retos de reabrir los espacios comunes de cada negocio son amplios y muy diversos.

Miedo y teletrabajo

En mayo, PwC encuestó a 1.100 trabajadores en todo Estados Unidos para conocer cómo se sentirían ante un posible regreso a las oficinas y encontró que 70% dijo que evitaría volver si sus empleadores se lo pidieran. De ellos, 51% indicó que la razón es el miedo a enfermarse. El resto, mencionó el temor a tomar el transporte público y responsabilidades como padre o cuidador que les impiden retomar la modalidad presencial. 

A los riesgos sanitarios, se le suma la adaptación progresiva al teletrabajo. Un estudio de abril elaborado por Eco Market Research reveló que 82,7% de los empleados remotos consultados en América, Asia, Europa y Oceanía dijo estar altamente satisfecho con el trabajo a distancia, ya sea porque significa un ahorro en tiempo y dinero, se sienten más productivos, consideran que mejoró su calidad de vida o tienen más tiempo para ellos y sus familias.

Sin embargo, sectores como el hotelero, el de ventas al por menor, manufactura o servicios médicos, por ejemplo, no pueden desempeñarse de forma 100% virtual. “Así como no todas las ramas de la economía fueron impactadas por igual, cada empresa deberá encontrar soluciones adecuadas a su realidad específica. Lo que es bueno para algunas podría ser inviable para otras”, asegura Oscar Freigedo, director de la consultora argentina Savvy HR Consulting.

Entonces, ¿regresamos?

La palabra “regreso” nos pone en una encrucijada, dice Freigedo: “¿Es posible regresar, regresar adónde? Los modelos operacionales, la tecnología, las regulaciones, y muy especialmente la conducta humana, son vectores fuertemente impactados por la pandemia. Se han producido cambios que podrían ser permanentes”.

Para aquellas empresas que hoy en día están considerando volver a las oficinas, armamos una serie de puntos clave a tomar en cuenta basados en las recomendaciones de diversos expertos, entendiendo que las particularidades de cada empresa y localidad harán idónea o a no la adopción de ciertas medidas: 

  1.   Regresos y horarios escalonados: 

En la “Guía para los empleadores sobre la prevención de la COVID-19”, la Organización Internacional del Trabajo sugiere que “los trabajadores que puedan continuar con el teletrabajo deberían hacerlo”. De hecho, un informe de PwC señala que la mayoría de los equipos gerenciales probablemente se enfoquen en llamar únicamente a ciertos empleados críticos, de modo que la pregunta será “a quiénes van a llamar primero” y quiénes podrán seguir trabajando desde casa.

Para aquellos llamados a regresar, “puede pensarse en la posibilidad de un horario de trabajo flexible, como el escalonamiento de las horas o el trabajo por turnos, a fin de reducir el riesgo de aglomeraciones en el lugar de trabajo”, advierte la OIT.  

Romina Moreno, responsable de Capacitaciones y Formación Profesional del Grupo BASA en Argentina, relata cómo ha sido la experiencia de esta empresa de salud: “El personal médico, asistencial y los jefes de área de los sanatorios continuaron trabajando en forma presencial, extremando las medidas de prevención. Pero en los departamentos dedicados a la gestión administrativa el regreso a la oficina va a ser gradual, hasta tanto se diagrame una nueva distribución de escritorios y áreas de trabajo”.

  1. Transparencia ante todo:

“Explica por qué decidiste reabrir las puertas” y “sé honesto acerca de tus razones; si no lo eres, tus empleados se darán cuenta”, recomienda enfáticamente la consejera en salud mental Stephanie Sarkis en una nota de Forbes. “Si la única razón es que realmente no confiabas en el ‘trabajo desde casa’, considera que tus empleados siguieron produciendo durante una crisis, lo que es verdaderamente notable”. 

Por su parte, Mandy Gilbert, fundadora de Creative Niche, destaca la importancia de avisar con tiempo la intención de volver a las oficinas, ya que esto “le da a todo el mundo la oportunidad de comenzar un diálogo abierto con la gerencia para que podamos abordar sus preocupaciones, y en algunos casos, hacer ajustes al plan original”. Invita a recordar que en este tiempo de confinamiento el personal “ha tenido que hacer malabares entre el trabajo, los hijos, la enseñanza en casa y las tareas del hogar”, por lo que necesitará tiempo para reajustar sus rutinas en caso de retomar la modalidad presencial.

  1. Protocolos de seguridad:

“Una pandemia con estas características obligó a la sociedad a replantearse las verdaderas prioridades en el acto de vivir”, destaca Moreno, quien tiene más de 14 años de experiencia en RRHH. “La salud está en primer lugar y es innegociable”.

Más allá de los barbijos, la OIT señala que las “medidas de protección colectiva” tienen “prioridad sobre las “medidas de protección individual”. Por eso, sugiere la instalación de paneles de plástico a modo de separación entre los trabajadores y el uso de cintas o cordones para delimitar los espacios y asegurar el distanciamiento físico.

Destaca que las organizaciones que decidan tomar la temperatura corporal de los empleados antes de ingresar a la oficina deberán entrenar al personal que aplicará esta medida, utilizar un termómetro confiable —como por ejemplo los infrarrojos— y medir a todos los trabajadores sin distinción. 

Por su parte, LifeLabs Learning, que elaboró el documento “8 baldes de conversación” basada en el feedback de más de 400 ejecutivos en RRHH sobre el retorno a las oficinas, plantea varias interrogantes a considerar, entre ellas: ¿es preferible dejar que cada empleado reporte voluntariamente su estatus de salud y síntomas?, ¿cómo trackear potenciales exposiciones al virus?, ¿cómo responder si alguien da positivo? Y si los tapabocas obligatorios, ¿debería proveerlos la empresa? 

  1. Espacios de trabajo adecuados:

“¿Cómo le decimos a nuestra gente que los estamos poniendo a salvo, sin hacerlos sentir que están pasando por un chequeo de migración en el aeropuerto?”. Con esta frase, Primo Orpilla, cofundador de la firma estadounidense de arquitectos Studio O+A, resume los retos de reacondicionar las oficinas de hoy. 

En líneas generales, la OIT recomienda evitar el uso de ascensores o limitar la cantidad de personas que lo usan a la vez, incluir la circulación unidireccional en pasillos concurridos, y airear los espacios a través de ventilación mecánica y natural, las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

¿Habrá que cerrar las áreas comunes o poner cinta en el piso para impulsar el mantenimiento de la distancia apropiada?, ¿cuántas personas podrán estar simultáneamente en una misma oficina o una reunión? son algunas de las interrogantes que pone LifeLabs Learning sobre el tapete. 

  1. Protocolos de limpieza y desinfección:

Es fundamental hacer recordatorios frecuentes sobre la importancia de lavarse las manos, cubrirse la boca y la nariz con el codo flexionado o un pañuelo al toser o estornudar, desechar inmediatamente los pañuelos usados, y evitar tocarse la nariz, los ojos y la boca. 

A ello habría que sumar, según refiere la OIT, protocolos de limpieza diarios con énfasis en las áreas de contacto o tránsito intensivo (cafetín, vestuarios, pasillos, escritorios, teclados, máquinas expendedoras, picaportes de puertas y ventanas), la presencia de contenedores de basura con tapa y pedal, armar un sistema para vaciar esos contenedores y desinfectarlos, y proporcionarle al equipo de mantenimiento los artículos de protección personal necesarios para llevar a cabo sus tareas. 

  1. Apoyo al trabajador:

“Reconocer el impacto psicológico de volver a ‘la nueva normalidad’, que para muchos es un ambiente alienígena, es tan importante como abordar temas logísticos”, resalta el Dr. Shainaz Firfiray, profesor asociado de gerencia de RRHH de Warwick Business School.

De la misma manera como los sobrevivientes a un huracán podrían experimentar sentimientos de tristeza, duelo o ira, un trabajador que está atravesando una pandemia como la actual posiblemente esté lidiando con emociones difíciles de manejar. Como explica la Substance Abuse and Mental Health Services Administration (SAMHSA), “las reacciones al desastre pueden ocurrirle no solo a las personas con experiencia directa de un desastre, sino también en aquellos indirectamente afectados a través de una repetida exposición a la cobertura mediática del incidente”.

Freigedo asegura que la clave para abordar efectivamente los “puntos de dolor” de empleados y clientes está en hacer un relevamiento de datos previo a la toma de acciones, en lugar de solo replicar las acciones de otras empresas: “Apoyarnos en las herramientas de “Business Intelligence” y de gestión de la Experiencia del Empleado puede ayudarnos a diseñar una estrategia sólida”. 

  1. Transporte hacia y desde el trabajo

Exponerse a un espacio cerrado lleno de gente, con múltiples áreas de contacto posibles y recorrer así largas distancias hasta el trabajo es uno de los principales temores de los encuestados por PwC. No es para menos, la experiencia incluye todo lo que se desaconseja en una situación como la actual. 

Por eso, Moreno destaca: “Además de seguir las indicaciones del Gobierno Nacional y el Ministerio de Salud, si esa misma tarea se puede realizar en forma remota, será conveniente retardar el regreso lo más posible, para evitar el traslado de los empleados en los medios de transporte”.

Si acudir a la oficina es inminente, la OIT aconseja: motivar a los trabajadores a ir en bicicleta o caminando, evitar el transporte público en horas pico y poner a disposición más espacios para estacionar dentro de la empresa, ya que posiblemente más trabajadores optarán por ir en auto. Y, ¿qué hacer con las políticas para viajes? Cada empresa deberá reformular, o al menos rever, este tema.

  1. Apoyarse en la tecnología:

En definitiva, es ella la que permitió que muchas empresas pudieran continuar sus operaciones de forma online: softwares de gestión de nómina, Drives para compartir información de trabajo en equipo, capacitaciones online y entrenamientos con Realidad Virtual son algunas de las herramientas en las que nos hemos apoyado durante la cuarentena. 

Con la vuelta a las oficinas, la tecnología podría ayudar a evitar, por ejemplo, que varias personas toquen planillas impresas de registro de visitantes a la entrada del edificio o pongan las manos sobre las perillas de las puertas o los botones de ascensor, experiencias que, al pasar al formato digital, ayudarían a reducir los puntos de contacto.

¿La regla de oro para accionar en estos momentos? “No dar por sentado nada. Preguntar, analizar, accionar y volver a preguntar”, dice Freigedo. “En un momento en el que muchas recetas dejaron de tener sentido, la clave reside en estar atentos a las señales y tener la agilidad suficiente para accionar”. 

 

Fuentes consultadas:

0