¿Qué deben exigir los clientes a sus proveedores de sistemas para que un cambio de tecnología no signifique un “dolor de cabeza”?
Al momento de realizar la implementación, lo más importante es que el proveedor escuche al cliente; esto contribuye a que el proveedor entienda los detalles del negocio, de la operatoria particular del cliente y de ese sector que contará con la nueva solución, y cómo se interrelaciona con el resto de las áreas de la empresa. A partir de ese conocimiento saldrá la idea de cómo contribuir para facilitar y hacer eficientes las tareas.
El equipo del proveedor deberá trabajar estrechamente con el equipo de RH. Hay que establecer una relación profesional de confianza, sincera, de modo que cada parte (cliente y proveedor) pueda aportar sus skills para lograr un resultado de excelencia.
La implementación de un nuevo sistema corporativo exige tiempo y pensamiento estratégico por parte de cliente y proveedor. Es clave entender el negocio del cliente para poder responder satisfactoriamente a sus necesidades y conectar las áreas de la forma más eficiente para aprovechar al máximo la potencialidad de la solución de RH.
El sistema de RH de VISMA está en la nube, disponible en cualquier momento y lugar, y cuenta con numerosos módulos autogestionables. Por eso es importante comunicar estas ventajas a los colaboradores, tanto al equipo de RH como al resto de la compañía, así podrán “amigarse” con la nueva tecnología, comprobar que es fácil de operar y que contribuye a ahorrar tiempo y recursos.
Contamos con el testimonio de la Gerente Sr. de RH de Tupperware Brands Argentina S.A., Nancy Palumbo, quien manifestó que el haber formado parte de la implementación de un sistema de RH en la compañía les dio una experiencia que quieren compartir con quienes estén pensando en transitar ese camino.
Hay una serie de recomendaciones que vale la pena tener en cuenta para optimizar tiempos y recursos, así como para sacar la mayor ventaja de esa nueva tecnología.
Qué evaluar al momento de elegir la solución:
- Entender al proyecto de RH como algo integral que tiene interrelación con las otras áreas de la compañía. Debe tratarse de una tecnología segura, amigable, flexible, de fácil operación, escalable, y permitir interfaces con el resto de los sectores.
- La solución deberá facilitar el abordaje de todo el ciclo de vida del empleado en la organización, seguir y potenciar sus habilidades, así como detectar posibles contingencias relacionadas con la gente.
- Buscar una solución que sea de operatoria “intuitiva”, ágil, escalable. Y, a la vez, robusta, con la posibilidad de realizar upgrades y actualizaciones de forma fácil y rápida.
- Asegurarse de que el proveedor presente rápida respuesta, solidez en el conocimiento del negocio, calidad de atención y costos convenientes.
- Otro aspecto a considerar, es que, en la situación económica actual de Argentina, es muy importante ponerse de acuerdo en el costo de la solución. Hoy en día, se acostumbra a presupuestar en dólares, ya que los costos de tecnología (servers, bases de datos, sistemas operativos…) se conciben en esa moneda. Habría que estudiar otras opciones posibles de pago y ver posibilidades de adaptar costos al mercado local.
- Explorar la posibilidad de que el sistema pueda acompañar el crecimiento potencial del área no solo en el país sino también a nivel regional y global.
- La solución deberá propiciar una “buena experiencia” del empleado, en términos de operatoria, diseño (imagen visual), con una dinámica intuitiva para detectar el menú de posibilidades y la carga de información.
- En el siglo XXI, es esencial estar “en la nube”, lo que permite disponibilidad permanente de los datos, 7×24, desde cualquier lugar.
Para que el sistema funcione bien desde el primer momento, Palumbo destaca que hay que saber que no se trata de contratar al proveedor, firmar el contrato y no hacer más nada hasta el momento de operarlo.
En todo el proceso de implementación, en Tupperware Brands Argentina S.A. rescatan lo siguiente:
- El equipo de RH estará involucrado desde el primer momento, de principio a fin, en la implementación del sistema de RH en la empresa, y deberá trabajar con Sistemas, de modo de poder establecer un abordaje del proyecto más integral.
- Es esencial establecer un cronograma de reuniones de seguimiento entre el líder de la implementación y el líder del proyecto en la compañía.
- Para una buena parametrización, habrá que plantear definiciones desde el principio. Es clave que RH defina clara y precisamente todos los puestos y funciones de la organización. Al principio habrá que dedicar más tiempo, pero, luego, simplificará la dinámica diaria del trabajo del área y reducirá considerablemente la necesidad de parches.
- Al momento de realizar la implementación, es importante que el consultor determine en qué hay que hacer más foco y qué no es tan relevante y la comunicación debe ser fluida durante todo el proceso.
- No perder tiempo en aspectos operativos cuando lo importante es avanzar en la implementación (por ejemplo: nosotros transferimos los datos de los legajos).
- Es fundamental hacer back up del sistema anterior y migrarlo. Incluso, se recomienda hacer algún reporte para validar datos.
- La descentralización de la carga de datos es buena, contribuye al ahorro de tiempo, recursos y la disminución de riesgos en la información de la nómina. Se trata de “una nueva forma de pensar”, obliga a cambiar la mentalidad del área de RH, acostumbrada a centralizar toda la información y cargarse de tareas operativas que no son estratégicas.
- El proveedor debe capacitar al equipo de RH para conocer qué hace el sistema, sus potencialidades, de modo de poder aprovecharlo al máximo.