Nos encontramos en un nuevo mundo frente al brote de Coronavirus. Una realidad incierta pero real al fin, en el que muchos equipos se enfrentan con la nueva modalidad del trabajo remoto como su primera vez. Este reflejo nos hace replantear las formas de mantener la comunicación y la productividad como si todo el equipo estuviera trabajando junto en la oficina. Muchos lo ven como un escenario complicado, pero en realidad no es tan difícil.
Como Territory Manager de VISMA me encuentro trabajando desde mis inicios en esta modalidad y me gustaría compartir experiencia y mejores prácticas con muchos equipos que trabajan en forma remota por primera vez en este momento.
Sólo son 5 consejos que me gustaría que tengan presentes para manejar un equipo remoto y mantenerse productivo:
- Utiliza una herramienta de comunicación interna rápida, ágil e instantánea
Algo fundamental para todos los equipos remotos es usar un buen sistema de comunicación interna de manera de reunir a todos los empleados de manera virtual. Un portal o chat interno es una forma excelente de mantener una comunicación instantánea y de que cada miembro del equipo esté al tanto de las últimas noticias. Asegúrate de separar las conversaciones para mantener la claridad e involucrar solo a las personas adecuadas de tu equipo. Puedes organizar la comunicación de los empleados por diferentes grupos para proyectos, departamentos, etc.
- Separa la comunicación personal de la profesional
De la misma forma que tienes un correo electrónico personal y otro laboral, debes aplicar el mismo criterio a tu chat de trabajo. Las conversaciones y los archivos profesionales deben estar seguros y seguir ciertas pautas. Al utilizar un sistema de comunicación privado y cerrado, puedes asegurarte de que la información de tu empresa permanece segura y menos vulnerable a posibles filtraciones. Asegúrate de que tu plataforma de comunicación laboral sea cerrada y que solo tu equipo pueda acceder a los datos.
Además, tener una herramienta de comunicación interna solo para el trabajo evita otras distracciones o interrupciones.
- Utiliza un gestor de tareas
La comunicación instantánea es excelente, pero puede generar muchos mensajes y ninguna acción concreta si no se gestiona de manera efectiva. Para evitar esto, debes poder crear y asignar tareas para tu equipo, de modo que sus objetivos y responsabilidades sean claros.
Trabajar con objetivos definidos es mucho más fácil. Es aún más fácil planificar objetivos cuando puedes ver la carga de trabajo de toda la semana con anticipación. Es por eso que usar una herramienta de gestión de tareas es indispensable en un equipo descentralizado. Los empleados podrán ver fechas límite y el volumen de trabajo y el manager podrá ver cómo evoluciona el proyecto y repartir adecuadamente las tareas entre los empleados.
- Comunícate cara a cara
Mantener una conversación cara a cara mejora la moral y la productividad de tu equipo. De hecho, los equipos que hablan cara a cara son considerablemente más productivos que los que no lo hacen. Hoy en tiempos de Coronavirus puedes usar una herramienta de videoconferencia para organizar reuniones de seguimiento rápidas con los miembros de tu equipo, para mantenerlos comprometidos y productivos. Conectarse cara a cara también es importante para mitigar el aislamiento social y tener una comunicación más transparente.
- Revisa la productividad periódicamente
Revisa periódicamente tus indicadores de productividad. Observa cómo evolucionan en función de los diferentes cambios que hagas para determinar la mejor manera de trabajar juntos. La adaptación es una parte muy importante en este tipo de equipos.
Ya sea que necesites comenzar un equipo remoto por razones de contingencia o si decides trabajar a distancia para aprovechar las ventajas de ser un nómada digital, asegúrate de implementar estos consejos para maximizar la productividad de tu equipo remoto.
Asi mismo, es importante que como responsable de recursos humanos estés atento al trabajo diario de los colaboradores y sepas reconocer las señales de los empleados con exceso de trabajo para evitar el estrés laboral y reducir el desgaste.
Te comparto las principales señales del síndrome de burnout en las que debes estar atento y poner foco:
- Bajo rendimiento laboral.
- Ausentismo.
- Aumento de las emociones de los empleados.
- Baja retroalimentación de los clientes.
- Empleados que no toman vacaciones
- Quejas
Tomando en cuenta esto comparto otros 5 consejos para evitar el síndrome de burnout:
1. Disminuye las distracciones durante la jornada
Es importante que verifiques sus cargas de trabajo y elimines todo aquello que pueda ser innecesario, por ejemplo: reuniones que podrían resolverse con un correo electrónico o reuniones sin objetivos claros.
Para ello, se sugiere que pidas sus puntos de vista sobre cómo podrían organizarse las actividades del día para que todos puedan trabajar de una manera mucho más productiva. Pregunta a tu equipo en qué momento le viene bien revisar el correo electrónico o hacer alguna que otra actividad en específico, esto puede enseñarles a respetar los límites, terminar a tiempo su trabajo y evitar que se acumulen las tareas.
2. Fomenta el descanso y desconexión entre jornadas
Aqui, puedes tomar iniciativas como definir un área de la empresa para desconectar y relajarse o también, asegurándote de que tus empleados tengan tiempo libre después de cada actividad.
El descanso es fundamental para que los empleados no caigan en el agotamiento laboral. Por eso, es importante que ayudes a tu equipo a descansar lo suficiente animándolos a desconectarse después de largas horas de trabajo. Una buena rutina de trabajo con espacios y tiempos de GYM por ej puede sumarles.
3. Recompensa a los empleados que se desconectan
Ofrecer un programa de incentivos puede ayudar a tu empresa a promover su cultura, evitar el estrés laboral y lograr que todos sus miembros disfruten del día a día.
Algunas ideas para recompensar a los empleados que son eficientes y se desconectan son: ofrecer almuerzos y refrigerios para los empleados que trabajan horas extras, permite que puedan trabajar desde casa, ofrece horarios flexibles, etc.
También es recomendable realizar encuestas periódicas en las que puedas conocer cómo se sienten los empleados acerca de cuánto trabajan o qué tipo de apoyo consideran que necesitan.
4. Pon énfasis a las cargas de trabajo
Es importante que como líder o responsable de recursos humanos seas consciente de las cargas de trabajo de cada uno de tus empleados y evites que estos estén sobrecargados de actividades.
Cuando no verificas las cargas de trabajo de tus empleados y te enfocas en que simplemente “estén ocupados todo el tiempo” corres el riesgo de estresarlos y acercarlos al agotamiento y esto es algo que solamente puede tener un final seguro: se cansarán y buscarán trabajo en otro lugar.
5. Se proactivo
Si bien, como líder o responsable de recursos humanos es normal que de vez en cuando asignes a un empleado algún trabajo de más debido a una situación que requiera de su colaboración como por ejemplo, el hecho de que la empresa consiga un nuevo cliente y el empleado tenga que atenderlo o cuando un empleado indispensable se va y otro debe hacer parte de sus actividades.
Ante estos casos, es importante que seas honesto, transparente y proactivo con las sobrecargas de trabajo y propongas algún plan para ayudarle a sobrellevar la situación; todo esto para que el empleado se sienta apoyado y entienda que es una situación temporal.
En estos casos es importante revisar los salarios, si pagas mal a tus empleados cualquier cosa les va a agotar rápido, y es más probable que se vayan si trabajan demasiado.
Recuerda que las tecnologías pueden ayudarte a distribuir y asignar de una forma mucho más estratégica las actividades de tus empleados, asignar incentivos y gestionar el talento de tu compañía en general.