En cualquier día dado de 2021, alrededor de un 3% del personal faltó a su trabajo, según indica la Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos.
La cifra podría parecer baja. Sin embargo, sus costos asociados pueden ser muy altos. El ausentismo laboral supone un problema significativo para las organizaciones. Tanto por sus costos directos, como cuando surge la necesidad de contratar reemplazos, como por aquellos que se generan indirectamente, si la producción se retrasa o las tareas de otros trabajadores o supervisores se ven afectadas.
En este escenario, un eficiente control de la asistencia de personal podría ayudar a las compañías a maximizar los beneficios de su inversión en capital humano. Además, puede contribuir a identificar situaciones que podrían estar conduciendo a la desmotivación o al burnout de los trabajadores, y que pueden mejorarse.
¿Qué es el control de asistencia de personal?
Se trata del registro que hace un trabajador de su hora de entrada y de salida en cada jornada, así como de sus momentos de descanso.
Sin embargo, implica más que un seguimiento del compromiso de cada colaborador. El control de asistencia de personal resulta fundamental para un cálculo salarial preciso, especialmente cuando la organización cuenta con numerosos contratos por hora o si es frecuente que los trabajadores hagan horas extra.
Asimismo, permite recopilar datos que luego pueden vincularse con el desempeño de cada empleado. De este modo, será más sencillo conocer el valor real de cada hora trabajada, lo que posibilita una adecuada evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
La importancia de implementar un software de control de asistencia de personal
Tradicionalmente, el control de la asistencia de personal se realiza mediante planillas o tarjetas de fichado. Pero, con el avance de la digitalización, y en estos tiempos en los que muchas organizaciones han optado por modalidades de trabajo híbridas, implementar un software que facilite la gestión de los recursos humanos puede ser especialmente valioso.
Cuando una empresa cuenta con tecnología para el control de asistencia de personal, se facilita la gestión de las ausencias, en tanto que evidencia las licencias o permisos solicitados, y los costos que el empleador asume por ellos. De igual modo, facilita la tarea de dar seguimiento a la productividad y eficiencia de los trabajadores.
Los colaboradores también tienen la posibilidad de sacar provecho de este tipo de software. Pueden incluir indicadores sonoros de recesos o cambios de turno, para así garantizar momentos de desconexión. Además, pueden obtener información relevante acerca de cómo ha sido calculado su salario, sin tener que acercarse a Recursos Humanos.
Beneficios de un software de control de asistencia de personal
Modernizar la manera en que la empresa gestiona el control de asistencia de personal, puede traer importantes beneficios para las organizaciones, incluidos:
Ahorro de tiempo. Planificar de forma manual los turnos de trabajo insume gran cantidad de tiempo que podría aprovecharse mejor con la ayuda de un sistema que planifique la rotación. De igual modo, un software de control de asistencia de personal puede generar reportes de presentismo con tan solo presionar algunas teclas.
Eficiencia en el seguimiento. Si bien la confianza es un pilar fundamental en cualquier vínculo laboral, los sistemas de control de asistencia manuales pueden ser manipulados, por ejemplo, al permitir el registro de jornadas de trabajo más largas. En cambio, invertir en digitalización y contar con un software elimina estos riesgos, a la vez que permite hacer un mejor seguimiento del tiempo real trabajado.
Reducción de costos. Un sistema de control de asistencia de personal gestionado manualmente, no está exento de errores a la hora de calcular la nómina de sueldos. Además, vuelve más engorrosa la tarea de hacer el seguimiento de la productividad y eficiencia de los trabajadores. En contraposición, la implementación de un software o app de gestión de tiempos puede ayudar a reducir las llegadas tarde, el ausentismo y los períodos improductivos durante el horario laboral, lo que permite aprovechar mejor los recursos de la empresa.
Mayor confianza en la organización. En épocas recientes, las agrupaciones sindicales han demandado la adquisición de softwares de control de asistencia de personal como una estrategia para poner en evidencia las jornadas de trabajo muy extensas. Su valor para el personal es tal, que el Tribunal de Justicia de la Unión Europea ha establecido la obligatoriedad de llevar un seguimiento preciso de las horas laborales, tal como informa Bloomberg.
¿Cómo mejorar la asistencia de personal?
Una vez implementado un software de control de asistencia de personal, puedes mejorar el presentismo de tus talentos y maximizar la productividad durante la jornada laboral, siguiendo estos 4 consejos:
1. Establece una política de asistencia clara
Y asienta por escrito cuáles son las expectativas. De este modo, se eliminan confusiones respecto de las licencias y permisos aceptados, y se delimitan los canales para solicitarlos. Asimismo, se deja constancia de cuáles son las consecuencias de no presentarse a trabajar o de no cumplir con el horario reglamentario.
2. Ofrece flexibilidad.
La asistencia laboral implica mucho más que perder o no un día completo de trabajo. Llegar sistemáticamente tarde o tomar recesos más largos de lo esperable también puede impactar la productividad de una organización. No obstante, ofrecer cierta flexibilidad en el horario de ingreso y de salida para que, por ejemplo, los trabajadores lleven o retiren a sus hijos del colegio, puede contribuir a mejorar su rendimiento.
3. Comunica a tus colaboradores las expectativas de asistencia.
Explícales por qué es importante mantener el presentismo y, en caso de personas que suelan tener dificultades en este sentido, genera un espacio de feedback uno-a-uno para conversar sobre el tema. De igual modo, si se identifica que el ausentismo o las llegadas tarde son una problemática generalizada, podría ser tiempo de revisar la cultura organizacional y la moral de los empleados, ya que podrían estar sintiéndose desmotivados.
4. Premia y gratifica la buena asistencia de tus talentos.
Podría motivarlos a seguir dando lo mejor de sí, a la vez que estimula a quienes deben mejorar, a intentarlo. Ten presente, sin embargo, que este tipo de iniciativas tienen como contraparte que algunos empleados eviten tomarse licencias por enfermedad o para realizarse controles médicos regulares, lo que a la larga podría ser contraproducente para su salud.
| ¿Quieres tener una visión completa de la asistencia, tareas y licencias de tus colaboradores? Prueba Visma Time, que además te permite acceder a reportes automáticos. Escríbenos a [email protected] o contáctanos aquí para asesorarte. |
Fuentes consultadas:
● SHRM. Managing employee attendance toolkit.
● U.S. Bureau Of Labor Statistics. Labor force statistics. Population survey 2021.
● Ámbito Financiero. Ausentismo laboral: preocupación en las empresas e industrias por los efectos de la falta de trabajadores.
● Ever Health. Cómo evitar el burnout y ofrecer una buena experiencia de empleado.
● Time Clock GO. Benefits of attendance management system.
● Bloomberg. Why the modern workplace needs punch clocks.