La despapelización de las actividades y procesos genera cada día un mayor interés tanto en las personas como en las organizaciones, públicas y privadas. Ésta tendencia de digitalización ha impactado en diferentes tipos de procedimientos y documentos; pero uno de los más importantes y con mayor impacto, tanto en las personas como en las empresas, ha sido la digitalización de los recibos de sueldo.
La digitalización de los recibos de sueldo
Para aquellos que desconocen el término, el recibo de sueldo no es más que el comprobante de pago por los servicios laborales. La emisión de los mismos en formato digital, es la manera “moderna” o adaptada a las condiciones tecnológicas y sociales que vivimos hoy en día. Pero algo que se debe aclarar respecto a la decisión de digitalización de los recibos de sueldo, es que esto va más allá de la confección de los comprobantes de manera informática. Esta decisión va de la mano con la búsqueda, a nivel mundial, de la desaparición de la dependencia respecto al papel para el cuidado y la emisión de documentos.
El papel es inseguro, es difícil de buscar, ocupa espacio, es offline y no concurrente. Es por ello, que la decisión de la despapelización se ha extendido con el pasar de los años, incluso impactando en esos documentos importantes y fundamentales en toda empresa u organización.
Muchos son los beneficios que obtienen las empresas ante este tipo de decisión. Estos, tienen que ver tanto con empleadores y directores de empresas e instituciones, como también con empleados y trabajadores de los diferentes sectores.
Uno de los primeros beneficios que se puede destacar de esta convergencia es que los empleados y trabajadores puedan recibir su recibo de sueldo en formato PDF, sin la necesidad de que pasen grandes márgenes de tiempo y trámites. Por otro lado, el empleador no requiere que los empleados se acerquen personalmente a las oficinas para firmar los papeles, gracias a las firmas electrónicas y digitales, que garantizan el mismo valor jurídico que las tradicionales a mano.
Otra de las grandes ventajas es la centralización de los datos en una única plataforma a la que, tanto empleadores como empleados, pueden acceder para consultar de manera online el historial de los recibos de sueldo. Esto favorece considerablemente la velocidad de las búsquedas y la gestión de estos y otros documentos.
Si bien la siguiente ventaja puede ser considerada como evidente, merece la pena mencionar el importante ahorro de espacios físicos que se puede garantizar a partir de la gestión digital de los recibos de sueldo. Esto implica directamente tanto a los empleadores como a los empleados, que pueden además tener la seguridad de que estos documentos fundamentales se encuentran protegidos de terceros y del desgaste natural que comprende al papel.
Finalmente, se debe mencionar también la importante reducción que se puede lograr en relación al tiempo de trabajo de los empleados que gestionan los documentos. De esa manera, los mismos pueden dedicar sus horas laborales a otras tareas más importantes, dejando las relacionadas a la gestión de los recibos de sueldo a un sistema eficaz y seguro, que no requiere de muchas horas/hombre para funcionar correctamente.
Estos son algunos de los beneficios que se reconocen en la gestión digital de los recibos de sueldo. Además, son las razones por las que cada vez más las organizaciones públicas y privadas están tomando la decisión de despapelizar sus procesos y apostar por la digitalización de los recibos de sueldo.