Descubre cómo lograr una comunicación fluida y generar entusiasmo entre tus colaboradores, con un poco de empatía, humor y menos videollamadas
Poco a poco nos vamos acostumbrando al trabajo remoto. Una encuesta realizada a finales de junio por la empresa Perceptyx indica que solo 4% de los consultados querría volver a la oficina una vez superada la crisis por el COVID-19.
Sin embargo, el panorama no es sencillo. Ser un trabajador remoto en el medio de una pandemia tiene su gran “lado B”: encierro y falta de socialización, angustia por el futuro, miedo al contagio al salir a hacer las compras, dificultades para concentrarse con los chicos en casa y sus tareas, e-mails que llegan los fines de semana (y nosotros los leemos), platos por lavar, y otro grupo de etcéteras.
Entonces, ¿cómo podemos mejorar la experiencia de ese equipo que es ahora virtual, abstracto y geográficamente disperso, sin agobiarlo con videollamadas y recordatorios constantes? Aquí te damos 15 recomendaciones básicas que para promover el entusiasmo, la productividad y el buen humor en tus colaboradores, a pesar de la crisis:
- Confía en tu equipo. La confianza es “el ingrediente secreto” que “hace que todo funcione”, asegura Mark C. Perna en un artículo de Forbes. Sugiere que en lugar de monitorear constantemente a los empleados, los mánagers le den a sus equipos metas clave y también los recursos para alcanzarlas, para “luego retroceder, confiando en que ellos se van a desempeñar bien”. Alex Kvamme, CEO y cofundador de la plataforma de desempeño laboral Pathlight, lo explica así: “Si el micromanejo es molesto en la oficina, en el entorno remoto es destructivo. Erosiona la moral y conduce a un descenso en la productividad”.
- Dale los recursos necesarios. “Asegurarse de que el equipo tenga acceso a la infraestructura y logística correcta —escritorio, computadora, webcam, internet, etcétera— es el primer paso hacia un trabajo remoto eficiente”, sostiene Kvamme. Algunas empresas tomaron medidas al respecto: en mayo, Google le ofreció $1.000 a cada empleado para que pudiera mejorar el mobiliario y la tecnología de su espacio de trabajo remoto. Otras le han enviado a su personal las sillas que solían usar en las oficinas, para ayudarlos a trabajar más cómodos y mostrarles que se preocupan por su bienestar.
- Establece tareas y fechas de entrega claras. Kenny Kline, fundador de Jakk Solutions, señala que los trabajadores remotos, en especial los que son freelance, están más motivados en la medida en que pueden cumplir con sus encargos rápidamente.”Asígnales tareas directamente y sé transparente acerca de qué se espera de ellos en términos de desempeño”, indica.
John Rampton, en Thrive Global, recomienda crear una pizarra digital o gráficos en los que se puedan ir volcando visualmente los objetivos de cada trimestre y los logros en ese período, lo que permitirá ver fácilmente las prioridades y los avances, y mantendrá encendida la chispa competitiva del equipo, que querrá alcanzar las metas que aún faltan. - Define canales de comunicación laboral. El aislamiento social puede hacer mella en la salud mental de un empleado y en su motivación. “Los seres humanos son criaturas sociales por naturaleza, lo que entra en conflicto con la cultura del trabajo remoto”, asegura Ryan Bonnici en un artículo de Entrepreneur. Rampton sugiere usar la tecnología —Zoom, Slack, Microsoft Teams, entre otras— para mantenerse en contacto con los miembros del equipo, conocer cómo están sus ánimos o si necesitan ayuda para destrabar alguna situación que les impide avanzar con sus tareas.
- ¡Pero alerta! Evita sobrecomunicarte. Sobrecargar a los trabajadores con videollamadas o chats constantes será contraproducente. “Algunos líderes están alentando a los equipos que están experimentando la ‘fatiga del Zoom’ a acortar las reuniones siempre que sea posible”, manifiesta Marcel Schwantes en una nota de Inc. Por su parte, Kvamme aconseja: “Hazle saber a tu equipo que está bien apagar las aplicaciones de mensajería instantánea para reservar ‘tiempo de concentración’ a lo largo del día”.
Un detalle más: piénsalo dos veces antes de mandar e-mails o mensajes fuera del horario laboral. “Enviar correos toda la noche o el fin de semana es como pararse a 3 metros de distancia de tus empleados mientras están fuera del trabajo”, ejemplifica la emprendedora Lacy Starling en Medium. - ¡Empodera a tu equipo! Lindsay McGregor y Neel Doshi afirman en Harvard Business Review que “la forma más poderosa de mantener al equipo comprometido es darle la oportunidad de experimentar y solucionar problemas que realmente importan”. Explican que, cuando cada miembro del grupo tiene la posibilidad de ayudar a mejorar algo, ya sea chico o grande, la productividad grupal se mantiene alta, y en algunos casos mejora.
Aquí la orientación del líder será crucial para proponer preguntas disparadoras: “¿cómo podemos ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes?” o “¿cómo podemos impulsar el crecimiento incluso en tiempos de crisis? - Haz check-ins frecuentes. Dedica unos minutos al inicio de las reuniones virtuales —ya sean grupales o individuales del tipo 1 a 1— para que cada trabajador pueda expresar cómo se siente y qué situaciones, personales y profesionales, está experimentando. La escucha asertiva, empática y sin juicios le permitirá al mánager tener “un termostato” del estado emocional de los trabajadores y desplegar estrategias especiales para quienes lo requieran: ya sean futuras videollamadas personalizadas, feedback 1 a 1 de ida y vuelta o feedforward acerca del futuro que el líder imagina para esa persona desde sus talentos y habilidades, señala Daniel Colombo, coach especializado en CEOs, alta gerencia y equipos de trabajo.
- Ayúdalos a organizarse. Acuerda con cada trabajador cuáles serán las metas, cuál sería la mejor manera de administrar el tiempo durante la jornada de trabajo y, de ser necesario, identifiquen juntos cuáles son los obstáculos que dificultan el desempeño laboral óptimo de su trabajo y, en función de eso, ayúdalo a encontrar posibles soluciones. Además, ten en cuenta que tus colaboradores podrían tener horarios de sueño diferentes, “dependiendo de si son más productivos por la mañana o a la noche”, señala Kline, quien recomienda conocer cómo es el estilo de vida de los miembros del equipo y cómo funcionan mejor para considerarlo al momento de organizar reuniones y asignar tareas.
- Crea espacios de entretenimiento. Una especie de “pasillo” o “cocina” virtual donde los empleados puedan hablar de temas triviales y entretenerse. “Estas interacciones personales hacen que el trabajo sea más agradable y significativo. Además, promueven un entorno laboral saludable y colaborativo”, asegura Rampton.
Algo tan simple como mantener siempre un intercambio agradable con tu equipo a través de chats, mails o cualquier otra plataforma, e incluso incorporar de vez en cuando un poco de humor a través de emoticones y gifs podría ser suficiente. Otras opciones: invitar a los trabajadores a sumarse en juegos virtuales en los que compiten entre ellos, empezar un club de lectura y armar “retos semanales” entre grupos, que pueden ser trivias sobre la cultura pop, los hobbies de cada miembro del equipo, y retos que impliquen reconocer las fotos de las mascotas de los trabajadores.
Por ejemplo, la plataforma Know Your Team le envía a los empleados, por mail o Slack, una “pregunta social” del tipo ”¿cuál era tu banda favorita hace 10 años?” y, cuando todos responden, pueden ver las respuestas del otro, comentar e incluso reaccionar con emoticones. - Invierte en capacitaciones laborales. Ayudar a los empleados a contar con más herramientas duras o blandas repercutirá en su desempeño laboral y también en su motivación laboral. Las opciones de e-learning son prácticamente infinitas: desde los cursos online en plataformas como Udemy, Skillshare o Coursera, hasta manuales interactivos, videojuegos, experiencias de Realidad Virtual y Aumentada especialmente diseñados para cada empresa. Además, Colombo destaca que siempre está la posibilidad de convocar a un orador externo o aprovechar la experiencia de algún miembro del equipo para transmitírsela al resto a través de una capacitación online.
- Promueve su bienestar. Algunas compañías le están ofreciendo clases virtuales de yoga, pilates y mindfulness a sus empleados, para que puedan mejorar su concentración y mantenerse frescos durante el día. Otro punto clave es recordarles la importancia de respetar las horas de las comidas y destinar momentos de descanso durante el horario laboral, ya sea para tomar un café o dar un paseo de 10 minutos, indica Pierre-Gaël Pasquiou, socio de Welcome to the Jungle.
- ¡Celebra! Crear una cultura de reconocimiento es una manera de retener el talento, impulsar el engagement y promover altos rendimientos, afirma Rampton. En una nota de Forbes México, Héctor Meza sugiere empezar por algo medular: “Basta con decir frases como ‘gracias’, ‘buen trabajo’, ‘felicidades’, ‘excelente, al cliente le gustó tu propuesta’, ‘tienes razón’, entre otras. Si lo consideras pertinente, también puedes ofrecer un reconocimiento económico, ¿o qué tal un día libre?”. Lo importante será que el premio o los incentivos laborales vayan acorde con el éxito obtenido y que sirva de inspiración para el resto de los colaboradores.
Kline añade que intercambiar de vez en cuando algún mail o chat social solo para actualizarse de cómo están sus vidas cotidianas también es válido. ¿Y los cumpleaños? Más vale que no los olvides. Gestos como regalarle un libro, tickets para una cena o algún otro detalle ayudarán a fortalecer la confianza. “Se ha comprobado que crear ese sentido de amistad aumenta la felicidad en el trabajo”, señala. - Enfatiza lo positivo. De acuerdo con la investigación de Roy F. Baumeister, Ellen Bratslavsky, Catrin Finkenauer y Kathleen D. Vohs, publicada en Review of General Psychology, el poder de los eventos negativos de nuestro día a día y de los sucesos que nos han marcado a lo largo de la vida es mucho mayor que el de los positivos. Por eso, Nell Thayer Heisner, socia de True Search, recomienda abordar los contratiempos de un proyecto cuanto antes y recordarles a los empleados cuáles han sido sus mayores contribuciones. “Al tener esto en mente, los trabajadores seguirán avanzando en lugar de mirar atrás, hacia los errores pasados”, lo que impulsará al equipo a seguir colaborando en pro del objetivo.
- Ábrete a recibir feedback. Thomas Traxler, experto en coaching laboral, señala que en las oficinas , y en especial, en la alta gerencia, “la gente raramente da y recibe feedback”, pero que en un contexto atípico como el actual, la dinámica puede ser distinta. “Durante la crisis, tenemos la oportunidad de usar esta nueva situación para introducir nuevas maneras de comunicarnos, recibir y dar feedback más seguido de y a los mánagers”, lo que permitirá fortalecer una cultura organizacional que apunta hacia el crecimiento continuo a través de una comunicación de ida y vuelta.
- Aplica encuestas de satisfacción. Meza aconseja aplicar encuestas de satisfacción para conocer la percepción de los colaboradores en cuanto al clima laboral, “así como saber qué es lo que más disfrutan de sus funciones en la organización y lo que les causa frustración”. Agrega que la información recopilada podría aportar buenas ideas sobre cómo mejorar ciertos procesos o resolver conflictos laborales.
- Págales a tiempo. Parecería lógico, pero Rampton destaca que este punto es fundamental: “Esta es una de las maneras más sencillas de mostrarle a los miembros de tu equipo que aprecias lo que hacen. (…) Ellos necesitan ese dinero para sobrevivir. Así que si no puedes proveerles eso, ellos irán sin dudas a buscarlo en otro lado”.
- ¡Bonus! Recuérdales el propósito de la empresa. Dr. Richard Smith, fundador y CEO de Trade Stops, lo explica así: “La clave para manejar y motivar a la fuerza laboral, en persona o de forma remota, es tener un negocio con propósito. Cuando las personas creen en para qué están trabajando, la motivación fluye”.
El lado B de los trabajadores remotos
Incluso antes de la pandemia por el COVID-19 los trabajadores remotos ya enfrentaban sus propias crisis internas.
Una encuesta realizada por Buffer a finales de 2019 reveló que las principales dificultades de los casi 2.500 profesionales consultados que se desempeñaban bajo la modalidad virtual eran, en orden: poder desconectarse del trabajo (22%), la soledad (19%), colaboración y comunicación (17%), las distracciones en casa (10%), tener una diferencia horaria con los compañeros de trabajo (8%), mantenerse motivados (8%), entre otras.