Diciembre, 2020. Un entusiasta y bien trajeado animador arenga a los invitados que van entrando uno a uno a la reunión online: “¡Bienvenidas y bienvenidos a la fiesta de fin de año! Pasen adelante”. A diferencia de las videollamadas de trabajo habituales, ésta tiene como objetivo descontracturar a los participantes, agasajarlos con la llegada de la Navidad. No cualquiera, una Navidad en medio de una pandemia.
“¡Esperen! Alguien quiere entrar a la reunión. Debe ser nuestro invitado especial”, y de inmediato suena el inconfundible: “Jo, jo, jo”. Es Papá Noel, que también se suma a la fiesta desde su casa y está listo para charlar un rato con los hijos de los invitados. La emoción de los chicos traspasa las pantallas.
Gaby Naidich, fundadora de GN Eventos en Argentina, aún recuerda esa fiesta. “Como teníamos que reemplazar la visita de Papá Noel a la sede de la compañía, hicimos que él llegara a la videollamada y les dijera que había recibido sus cartitas. Fue un momento muy lindo en el que incluso algunos le contaron lo que habían vivido en la cuarentena”.
Fiestas como estas —online, sin riesgo al contagio, creativas y divertidas a pesar de la distancia física— fueron una constante el año pasado. Sin embargo, también hubo muchas compañías que prefirieron suspender por completo el festejo navideño.
“En mi caso, el año pasado se cancelaron el 100% de las fiestas corporativas presenciales y mis clientes, en su mayoría multinacionales latinoamericanas, de tecnología, cámaras y concejos, pidieron hacer algunas virtuales. Otros esperaron a este año para hacerlas en persona”, relata Yanela Biancardi, productora de eventos corporativos en la firma que lleva su nombre.
Y este año, ¿cómo luce el panorama? Más alentador. El avance en la vacunación, los cuidados necesarios para evitar contagios y el deseo de devolverle al equipo de trabajo parte de la “magia” perdida durante la crisis sanitaria mundial hacen que haya mucho más interés en organizar fiestas entretenidas y más emotivas que antes.
Recuperando la festividad
La consultora Challenger, Gray & Christmas encontró que a finales de 2020 solo 23% de las empresas consultadas en Estados Unidos planeaban hacer una fiesta de Navidad (74% de ellas serían virtuales). En 2021, la cifra de organizaciones que planean un festejo aumentó a 34% (y solo 21% de los encuentros serán virtuales).
Un fin de año diferente
La clásica fiesta en un gran salón cerrado, con música, luces y un buffet de comida quedó, por ahora, descartada. En su lugar, surgieron eventos a medida, personalizados según las aspiraciones de las compañías y los intereses de los trabajadores, sus horarios y jornadas (presenciales, remotas, híbridas). Además, las fiestas al aire libre o en lugares con buena ventilación cobraron protagonismo.
“Vemos que las empresas desean salir de la rutina de los eventos de los últimos años, y para ello están haciendo una inversión mayor en el perfil de los artistas invitados, en la creación de nuevas categorías de reconocimientos a sus colaboradores para generar mayor conexión con ellos y poniendo más detalle a los obsequios que acompañarán el momento”, asegura Paola Cifuentes, gerente general de Estrategias Inc., especialista en diseñar estrategias de mercadeo y relaciones públicas en Colombia y Estados Unidos.
En cuanto al formato, la tendencia está dividida entre la presencialidad y virtualidad. “Esto depende mucho de la personalidad y el tipo de empresa. En los presenciales, se está apostando más por espectáculos como stand up comedy y conciertos privados que se puedan disfrutar desde las mesas para evitar aglomeraciones. Y en los virtuales se apunta a los eventos pregrabados, con el fin de disminuir inconvenientes técnicos de conexión, audio, micrófonos abiertos, entre otros”.
El propósito de las fiestas de fin de año también dio gran giro. “Las empresas me piden que los trabajadores se diviertan y se integren después de tanto tiempo separados, quieren que la gente se ría. Notamos que el enfoque no está puesto tanto en una bajada de línea, sino en la recreación y la unión del equipo. Para ello, les ofrecemos shows de humor y actividades grupales que, si se hacen en formato presencial, no impliquen contacto, como los juegos de postas, por ejemplo”, señala Naidich.
En general, algunas temáticas famosas son los juegos de escape, las catas de vino o de cócteles hechos con el kit de insumos que se le envió a los trabajadores previamente a sus casas, las trivias del estilo “¿Quién quiere ser millonario?” con preguntas únicas para cada empresa, los actos de magia, circo y comedia, las dinámicas grupales, las premiaciones y los sorteos. Incluso, hay organizaciones que están mandándoles a sus colaboradores sets de auriculares o cascos de Realidad Virtual para restablecer el contacto perdido, sin sacar a la gente de su hogar, o bien, para juntar equipos geográficamente dispersos.
Con la pandemia, muchas empresas se dieron cuenta de que la tecnología les permitía convocar a una misma fiesta a todos sus trabajadores, sin importar en qué ciudad o país estén. “Hemos tenido degustaciones entre empleados de Perú, México, Brasil o Colombia, y también festejos simultáneos con parte del equipo en Buenos Aires y parte en Córdoba, Argentina”, ejemplifica Biancardi.
¿Y la cena? ¡Sí, se sirve de una manera diferente! En The Vendry, una comunidad de organizadores de eventos en Estados Unidos, Anthony Navarro, director creativo de Liven It Up Events, indica que para mantener el distanciamiento social en fiestas corporativas presenciales se están haciendo estaciones de comida con platos prearmados para que los invitados puedan pasar a elegir el que más les guste y luego retirarse, de manera de evitar aglomeraciones en estos puntos.
Además, para las reuniones virtuales, se estila enviarles a los participantes cajas con los aperitivos, los alimentos y las bebidas o incluso gift cards por un monto específico para que cada quien pueda ordenar por delivery lo que le gustaría comer ese día.
Coworkings de vanguardia
Los espacios compartidos de trabajo son una excelente opción para celebrar eventos de startups, pymes y grandes compañías. La Maquinita, un coworking con sedes en varias ciudades de Argentina, cuenta con un Innovation Lab: unos salones situados en el barrio de Palermo Soho desde los cuales puede crear eventos por streaming, presenciales e híbridos.
“En 2020, organizamos brindis pequeños, de 20 a 25 personas, para las empresas que integran nuestra comunidad, y fiestas en formato 100% virtual para empresas grandes con entre 150 y 500 conectados”, recuerda Facundo Chavari Estelrrich, mánager de Innovation Lab Buenos Aires.
En su caso, observa una creciente apuesta a los eventos mixtos: “Eligen la opción de formato híbrido, con asistentes de manera presencial y al mismo tiempo streaming porque brinda la posibilidad de conectar con otras provincias o países. Por ejemplo, para un laboratorio, recibimos en formato presencial a una parte de los invitados, que disfrutaron de un espectáculo de stand up y sorteos al igual que los invitados conectados de forma remota”.
Por su parte, el coworking AreaTres en Buenos Aires se caracteriza por tener un extenso patio verde en su interior —con palmeras, flores y plantas frondosas—, ideal para que los equipos se reencuentren en un ambiente fresco y seguro. “Nuestro target son empresas y startups que buscan un lugar espacioso y de diseño que les dé la tranquilidad de que cumple con todos los protocolos vigentes. Contamos con espacios amplios que permiten hacer reuniones con la distancia necesaria, espacios versátiles con muebles de diseño, detalles y obras de arte, y además, con un jardín subtropical que se asemeja a una selva en pleno barrio de Palermo y que es un imán para las celebraciones”, explica Guillermina Providenti, mánager de eventos en A3.
Agrega que, después de un año y medio marcado por el mundo virtual, hay una clara necesidad de volver a la presencialidad, de recuperar el contacto humano: “Este año, hay muchas empresas que están haciendo eventos con sus principales clientes, como una forma de fidelizarlos después de un año tan distante. Creo que lo principal en esta época es hacer que todos se sientan cómodos y cuidados. Y una manera de lograrlo es ofreciendo distintas áreas con diferentes opciones, para que cada quien pueda elegir”. En este momento, manejan una capacidad máxima de 140 personas.
Los detalles importan
Hay un punto en el que todos los organizadores de eventos coinciden: con tiempo, todo sale mejor. Biancardi sugiere empezar a planificar esta fiesta a mediados de año. “A veces se deja para octubre o noviembre, y ya es tarde: no se consiguen locaciones, etcétera. En cambio, cuando hay planificación, los eventos salen muy bien”.
¿Otros detalles a tener en cuenta?
1. Consúltale a tu equipo. Encuesta a tus colaboradores o conversa con ellos para saber qué tipo de fiesta les gustaría tener, en qué formato (virtual o presencial) y en cuál horario, según sus obligaciones familiares y personales. Incluso, podrían querer saltarse el festejo y en su lugar recibir una canasta con regalos.
2. Invita con energía. Brian Worley, director creativo y dueño de B. Worley Productions, advierte que “la invitación a la fiesta siempre crea el ambiente” de ésta, por lo que aconseja hacer convocatorias que, aunque sean a través de un simple mail, despierten el interés de los invitados. Tip adicional: pide confirmación de asistencia, para planificar mejor el evento y procurar una nutrida asistencia.
3. Aclara cómo es el código de vestimenta. Si será formal, si hay que ir con ropa cómoda para participar en alguna actividad física o si se espera que todos vayan disfrazados o con algún detalle particular en su atuendo.
4. Define la temática y la estructura. Ten presente qué actividades vas a ofrecer: desde un discurso del CEO al inicio y la presencia de un animador o comediante que llevará el hilo de la fiesta, hasta cuáles serán las dinámicas grupales, trivias, competencias, recitales, sorteos o premiaciones que habrá.
5. Promueve la interacción. Incluso en las fiestas virtuales. “A los invitados les gusta mucho interactuar entre ellos en la pantalla, aunque sea un ratito, porque no es lo mismo hablarse en un trabajo que en un clima de fiesta, por más que sea laboral”, asegura Naidich. Para ello, aprovecha la guía del animador, divide las sesiones en distintas salas y utiliza el chat, las encuestas y los gráficos para mantener la atención de todos y hacerlos partícipes de lo que sucede.
6. ¿Y si haces una “previa”? Algunas empresas proponen ciertas dinámicas antes de la fiesta de fin de año: desde un almuerzo o un happy hour hasta la votación necesaria para elegir a los trabajadores que serán premiados en el evento de Navidad.
7. Mantén los protocolos. Lugares con buena ventilación, estaciones de alcohol en gel y materiales y envíos a domicilio sanitizados. Además, sigue los protocolos particulares de tu empresa.
8. Piensa en regalos y premios únicos. Puedes dar regalos comestibles (vinos, chocolates, etc.), o bien, apuntar a algo más especial. John Ruhlin, autor de Giftology, sugiere dar objetos duraderos y útiles en todo momento del año, que tengan el nombre de la persona agasajada y que estén acompañados por una nota escrita a mano para darle un toque más personal.
Listo, ¡a disfrutar!
El salvavidas de la virtualidad
Para Paola Cifuentes, creadora de Estrategias Inc., los eventos online fueron el gran salvavidas de la crisis sanitaria: “Nos permitieron unirnos como sociedad, ser más solidarios, acercarnos a nuestros clientes y equipos de trabajo con un solo clic desde cualquier parte del mundo, intercambiar ideas y hacer networking”. Otro punto a favor: “Permiten medir resultados de manera inmediata y llegar a personas que antes no podían trasladarse al lugar del evento”, agrega.
Cómo celebramos en Visma
En Visma, ¡estamos muy emocionados de poder encontrarnos otra vez! Eugenia Hereñú, nuestra People & Operations Director, cuenta el por qué: “Después de haber preparado una fiesta virtual en 2020, este año decidimos hacer un evento presencial con shows, regalos, sorpresas y todo lo que nos perdimos por la pandemia”.
Además, quisimos saber cómo iban a festejar nuestros clientes. Tras consultarles, encontramos que muchos planean dividir las celebraciones por sectores en lugar de hacer una gran fiesta con todos los trabajadores. Por ejemplo, Andrea Freda, gerente de RRHH del Club Atlético River Plate, nos dijo: “Haremos un brindis para los empleados que cumplieron 20 años en el club y quienes se jubilaron este año. Y para el resto de empleados, una fiesta con música, sorteos, sillones y finger food”. En el proveedor automotriz DENSO organizaron algo similar: por un lado, un asado con show para el personal de planta, y por el otro, un after office en un bar para el personal de administración. En tu empresa, ¿cómo van a celebrar?
Fuentes consultadas
- Challenger, Gray & Christmas, Inc. COVID-19 cancels holiday parties; 44% will not hold a party specifically due to COVID.
- Challenger, Gray & Christmas, Inc. In-person parties stage a small comeback, But 22% still unsure how to celebrate year-end.
Organizadores de eventos entrevistados:
- AreaTres. https://www.areatresworkplace.com
- La Maquinita. https://lamaquinita.co
- Paola Cifuentes. www.estrategiasinc.co
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