¡Despapeliza ya tu empresa! 6 razones para digitalizar tus RRHH
¿La pandemia te sorprendió con toneladas de papeles archivados que ahora necesitas consultar desde tu casa? Aquí te explicamos las ventajas de no dejar para mañana lo que puedes digitalizar hoy.
Si tuvieras más de 3 millones de cajas de papeles archivados, ¿habría suficiente espacio en tu departamento para guardarlas? Esta cifra, que parece exagerada, en realidad refleja la cantidad de documentos físicos que guarda en sus oficinas una de las aseguradoras más grandes de Estados Unidos, según indica Kathleen Walch, socia y directora de la empresa de análisis Cognilytica, en una nota de Forbes.
Así como la industria de las aseguradoras es una de las que más papeles genera (sobres, formularios, faxes, solicitudes, etcétera), muchísimos otros rubros, e incluso pequeñas y medianas empresas, también producen grandes volúmenes de documentos físicos por día, desde compañías de finanzas y salud, hasta modestos estudios de arquitectos.
“Las organizaciones están todavía inundadas de papeles. Sin embargo, aquellas que están buscando extraer valor y obtener una visión clara a partir de sus datos, necesitan llevar esos datos a un estado en el que las computadoras sean capaces de procesarlos. Y para hacerlo, necesitan digitalizar su información y sus procesos”, asegura Walch.
Si luego del empujón abrupto que nos dio la pandemia hacia el mundo digital aún no has emprendido un plan de transformación digital en tu empresa, aquí te presentamos varias razones para comenzar por el departamento de Recursos Humanos, un área clave para tomar las mejores decisiones para los empleados, los clientes y el negocio en su conjunto.
El gran salto digital
Aun cuando las organizaciones han estado digitalizando sus procesos por décadas, la rapidez de los progresos tecnológicos es cada vez mayor. “Las tecnologías digitales clave, como la automatización, la inteligencia artificial, las analísticas avanzadas, el Internet de las Cosas y la realidad virtual y aumentada están evolucionando constantemente”, advierten los expertos Patrick Guggenberger y Patrick Simon en una nota de McKinsey.
Por eso, para avanzar al ritmo de la tecnología y aprovechar al máximo sus beneficios, aquí te damos 6 argumentos clave para comenzar ahora mismo a trasladar tus procesos de Recursos Humanos del tradicional papel al accesible y ágil mundo de lo digital.
1. Automatizan tareas repetitivas y ahorran tiempo.
Los softwares de Recursos Humanos, las soluciones en la nube, las apps, los chatbots, entre otras herramientas, pueden agilizar procesos habituales que van desde la publicación de nuevas vacantes, el reclutamiento de personal y el onboarding de nuevos empleados, hasta la comunicación de los beneficios y la salida del talento. Además, simplifican cálculos de horas trabajadas, sueldos, bonos e impuestos, y reducen la posibilidad de errores en el cargado de datos.
Stefan Seiler, director de personal en UBS, señala en Fast Company que si bien la automatización generalmente se asocia a la pérdida de empleos, en el caso de RRHH ocurre exactamente lo contrario: “Automatizar procesos de trabajo intensos y repetitivos es una manera de liberar la capacidad de los profesionales de RRHH para que puedan enfocarse en tareas que aporten mayor valor [estratégico al negocio]. Es una relación ganar-ganar: las tareas se cumplen y los empleados pueden enfocarse en trabajos más complejos que requieren de su experiencia”.
2. Generan datos confiables de fácil acceso.
“Los datos son tus amigos, acéptalos. Nos dan una capa adicional para comprender por qué nuestros empleados actúan como actúan y proporcionan pruebas a veces ocultas que pueden ayudarnos a diseñar políticas y procesos”, resalta Seiler. Pero advierte: “Una estrategia de RRHH basada en datos no ocurre de la noche a la mañana. Primero hay que invertir en fuentes de datos confiables y conectados. Y luego es importante entrenar a tus equipos para asegurarse de que pueden analizarlos y usarlos para tomar decisiones informadas”.
A través de estas herramientas, tanto el equipo de RRHH como los empleados, pueden acceder desde cualquier lugar (sus casas, la oficina, la calle, etcétera) y a través de sus computadoras o celulares, a información clave y relevante sobre el pago de nómina, las vacaciones, los beneficios de la compañía, entre otros temas vinculados con el personal y la empresa. Además, con esta tecnología es posible agrupar en un solo lugar documentos que, si estuvieran en formato físico, se encontrarían dispersos en distintas oficinas y departamentos.
3. Optimizan el reclutamiento y el onboarding.
Hugo Moreno, director editorial de Forbes Insights, manifiesta que, como las herramientas de RRHH digitales se basan en Internet, son capaces de atraer y acceder a talentos en todo el mundo y facilitan el proceso de reclutamiento online. Las soluciones van desde los servicios en la nube hasta bots que ayudan a identificar potenciales talentos, cargar y descargar datos complejos de los candidatos, y la tecnología adecuada para firmar documentos.
Por ejemplo, al comienzo de la pandemia, la sociedad de servicios financieros UBS tuvo que pasar a un proceso de onboarding online en un lapso de 96 horas; desde entonces, más de 3.000 empleados se han sumado a la empresa sin ningún tipo de interacción física de por medio.
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4. Agilizan la toma de decisiones.
Gracias a estas soluciones, mánagers y líderes pueden tener una imagen completa del ciclo de cada trabajador dentro de la empresa y contar con un registro digital de cada proceso: datos sobre su ingreso, recibos de sueldo, evaluaciones de desempeño, reconocimientos y retiro de la organización. Basados en estos datos, los líderes pueden tomar mejores y más rápidas decisiones en beneficio de los profesionales y del negocio.
Por ejemplo, las analíticas predictivas pueden ayudar a identificar a aquellos talentos que están por renunciar, lo cual les da a sus jefes y al departamento de RRHH la oportunidad de conversar con ellos para prevenir una renuncia no deseada, indica Seiler.
El informe 2017, Global Human Capital Trends de Deloitte señala que el uso de aplicaciones, inteligencia artificial y otras tecnologías hacen posible que RRHH tenga acceso, casi en tiempo real, a métricas de engagement, reclutamiento, tasas de rotación, entre otras, para así adoptar rápidamente las medidas que considere necesarias (coaching, reconocimiento, capacitaciones, etc.).
5. Proveen capacitaciones a medida.
Es fundamental disponer de una fuerza laboral que cuente con las habilidades necesarias para ser parte activa del proceso de transformación digital. Para ello, es requisito indispensable entrenar continuamente al personal para que pueda seguir formándose al ritmo al que avanzan los cambios en el entorno laboral y en el mundo en general. IBM, por ejemplo, reemplazó su sistema de aprendizaje tradicional por una plataforma de aprendizaje digital que permite que los trabajadores publiquen cualquier contenido que consideren importante, al tiempo que recomienda entrenamientos basados en cada rol y experiencia del empleado. Por su parte, VISMA ofrece la solución de Gestión de Formación, con cursos y materiales de capacitación online que proveen reportes y tableros a medida.
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6. Mejoran la experiencia del empleado.
Más allá de la incorporación de la tecnología, el punto clave de toda transformación digital es generar un impacto positivo en la gente: tanto en los trabajadores como en los clientes. Moreno lo explica así: “La habilidad de analizar y actuar en función de los datos puede ayudar a la compañía a abordar mejor las necesidades de los empleados, y entender qué está ocurriendo en la organización en tiempo real”.
El informe 2017, Global Human Capital Trends de Deloitte señala que el uso de aplicaciones, inteligencia artificial y otras tecnologías hacen posible que RRHH tenga acceso, casi en tiempo real, a métricas de engagement, reclutamiento, tasas de rotación, entre otras, para así adoptar rápidamente las medidas que considere necesarias, desde coaching y reconocimiento hasta capacitaciones.
En líneas generales, los sistemas implementados deben ser sencillos e intuitivos para que los trabajadores aprendan a utilizarlos con facilidad. “Si quieres que tus empleados adopten nuevas maneras de pensar y trabajar, necesitas darles la oportunidad de aprender, y hacer que tu plataforma sea lo suficientemente simple como para que la usen”, aclara Seiler.
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¡No te abrumes!
Los líderes se enfrentan a un gran dilema: quiero digitalizar mis procesos, pero ¿por dónde empiezo? A modo de guía rápida, Naveen Bhateja, director de RRHH de Medidata con más de 5 años de experiencia liderando la transformación de diversos negocios alrededor del mundo, aporta estas 3 recomendaciones de oro:
1. Primero, define tus objetivos. Así te asegurarás de contar con la tecnología adecuada sin sumar apps o plataformas innecesarias. “Añadir nuevas tecnologías sobre los viejos procesos sin entender sus beneficios y potencial va en detrimento del progreso de tu negocio”, dice.
2. Involucra a los empleados. Dejar que los trabajadores participen en el diseño e implementación del plan de transformación digital mejorará su relación con estos cambios. Además, es importante preguntarse cómo esa tecnología va a mejorar sus vidas: ¿Apoya su desarrollo profesional?, ¿hace que las tareas mundanas sean más fáciles para ellos?, ¿cuáles interacciones con los empleados o candidatos (difusión de la marca, onboarding, capacitaciones, bienestar del empleado) van a mejorar?
3. Crea alianzas. “La colaboración entre sectores implicará una mayor diversidad e inclusión que impulsará el éxito de tu proyecto”, sostiene.
Fuentes consultadas